Bien organiser son séminaire

22/02/2010

L’organisation d’un séminaire n’est pas une affaire compliquée... Tout n’est en fait qu’une question d’organisation et de prévision. Nous avons donc décidé de vous aider en vous proposant, avant que vous ne commenciez la recherche du lieu de votre séminaire, une check-list des étapes à suivre afin d’éviter les mauvaises surprises et surtout la perte de temps. Bien évidemment, nous n’aurons pas ici la prétention d’apprendre leur métier aux professionnels de l’organisation, nous présenterons simplement uneméthode de travail parmi d’autres.

PREMIERE ETAPE :

Notez vos besoins

Avant d’entreprendre toute action de recherche du lieu de votre séminaire, vous devez définir vos besoins. Cela semble logique,
mais il est fréquent que des organisateurs de séminaires s’adressent à des prestataires sans donner l’essentiel du contenu de la manifestation à organiser. Bien cibler vos impératifs est indispensable pour limiter les erreurs, gagner du temps et simplifier le travail de tous les intervenants.

QUELS SONT VOS « CLIENTS INTERNES » ?
Avant de lister vos besoins, vous devez d’abord vous mobiliser sur le motif du séminaire (formation, lancement de produits,
stimulation, cohésion d’équipe, etc.). C’est en principe clair, mais vous pouvez manquer d’informations.
Définissez votre objectif
Faire en sorte que votre séminaire soit un succès pour les participants et donc pour votre entreprise.
Vous avez quatre types de correspondants à satisfaire :

• VOTRE DIRECTION GÉNÉRALE (via éventuellement un département dans l’entreprise : DRH, direction de la formation, direction de la communication...) qui a probablement tracé le cadre de la réalisation des séminaires de l’entreprise par la diffusion de mémos, d’un règlement interne ou de consignes annuelles (type d’hôtellerie autorisé, distances maximales d’éloignement, niveau de confort consenti pour les voyages, type de voitures
de location, budget plafond...).

• LE SERVICE QUI COMMANDE LE SÉMINAIRE : Ce peut être votre propre service ou un autre dans l’entreprise (département
formation, commercial, etc.). Il devient alors le « client » que vous devez contenter. Vos efforts dans la recherche d’un
lieu de séminaire seront votre touche personnelle et, si le séminaire est réussi, vous en serez partiellement l’auteur. S’il est
raté aussi…Votre « client » a probablement des souhaits particuliers et il doit vous le faire savoir.

• LE FORMATEUR OU L’ANIMATEUR DU SÉMINAIRE (chef de service, cadre de la société ou encore formateur venant d’un
cabinet externe) doit vous communiquer ses besoins en matériel sur place et ses attentes en termes d’organisation.

• LES PARTICIPANTS AU SÉMINAIRE sont ceux pour qui vous oeuvrez en finalité en faisant de votre mieux, que vous les connaissiez ou non.

VOTRE CAHIER DES CHARGES : LES BESOINS BASIQUES

• VOTRE BUDGET : prix du forfait à communiquer au prestataire, par personne et par jour selon l’arrangement. Ce budget est distinct de celui éventuellement consacré au transport, etc.
• TYPE DE LIEU DU SÉMINAIRE : hôtel (catégorie, chaîne ou indépendant, type de chambres, etc.), résidence de tourisme,
village de vacances, centre de congrès, autre lieu. Cadre luxueux, convivial, bucolique, exotique…
• RÉGION OU DISTANCE : région ou distance maximale d’éloignement pour les participants au séminaire.
• ENVIRONNEMENT : centre-ville, campagne, montagne, mer, périphérie de ville.
• PÉRIODE : dates d’arrivée et de départ (nombre de nuitées au total, nombre de jours ou demi-journées au total).
• PARTICIPANTS : nombre de personnes.
• FORFAITS : résidentiel (nombre), semi-résidentiel (nombre), journées d’étude (nombre), chambres uniquement (nombre), repas seuls (nombre).
• BESOINS EN SALLES : plénière, sous-commissions (nombre et date d’utilisation).
• AGENCEMENT ET ÉQUIPEMENT : disposition des salles, besoins en matériel (rétroprojecteur, paper-board, tables supplémentaires, etc.).
• LOISIRS-ANIMATIONS : activités sportives, jeux, visites, repas à l’extérieur, etc.
• AUTRES PRESTATIONS : traduction, secrétariat, fléchage à votre logo, etc.
• ACHEMINEMENT : moyens d’accès des participants (si vous êtes chargé d’organiser leur déplacement), prise en charge à la gare ou à l’aéroport, etc.
• BESOINS PARTICULIERS : chambres particulières pour certains participants (handicapés, VIP…), repas festif de fin de séminaire, champagne ou fleurs dans les chambres à l’arrivée, journaux, dépôt de documents dans la salle de réunion ou dans les chambres, livraison d’objets ou de matériel pour la réunion (présentation de produits), etc. Cette définition de vos besoins, souvent exprimés en fonction du type de séminaire à organiser, va être un préliminaire à la recherche d’un lieu d’accueil. S’il est relativement facile de définir ce contenu – car c’est une approche plutôt rationnelle – , la « chasse » au site idéal se révèle plus délicate. En effet, dans cette phase il entre des éléments subjectifs, surtout si vous devez trouver un lieu de séminaire dans une région ou un endroit inconnu.

CE QUI EST IMPORTANT POUR LES PARTICIPANTS ET L’ANIMATEUR

Ne perdez pas de vue que certains critères sont primordiaux pour la réussite d’un séminaire et que vous devez en tenir compte dans le choix de votre établissement d’accueil.
• UNE RESTAURATION DE QUALITÉ (ce qui ne veut pas dire gastronomique), une cuisine régionale (mais pas forcément à tous les repas), des repas plus légers le midi, des dîners détente.

• DES SALLES ADAPTÉES : température contrôlable, bonne isolation phonique, surface de l’espace adaptée (participants pas trop serrés sans être non plus perdus dans un hall), bon éclairage...
• UN MOBILIER CONFORTABLE dans les salles de travail (en particulier les sièges).
• UN ÉQUIPEMENT ADÉQUAT qui répond aux besoins du séminaire et un matériel qui fonctionne.
• UN INTERLOCUTEUR UNIQUE de façon à limiter le risque de perte d’informations entre plusieurs intervenants.
Les réclamations qui sont faites à la suite d’un séminaire par les participants ou par l’animateur, concernent généralement l’un de ces points.

DEUXIÈME ÉTAPE

Recherchez votre établissement

Dans le Guide Bedouk, la recherche de votre lieu de séminaire peut s’effectuer de différentes façons.

• RECHERCHE EN FONCTION DU NOMBRE DE PARTICIPANTS : Utilisez les index placés en début de rubrique qui indiquent les capacités des établissements. Vous pourrez ainsi sélectionner directement les endroits dont les capacités d’accueil vous correspondent.
• RECHERCHE EN FONCTION D’UN IMPÉRATIF DE DISTANCE : Vous pouvez alors faire votre sélection à partir des cartes géographiques situées en début de Guide (pages 35 à 40). Chaque établissement est désigné par un numéro qui correspond à sa page.
• RECHERCHE DANS UNE RÉGION DÉTERMINÉE : Vous trouverez pages 32, 33 et 34 la liste et la carte des régions vous indiquant les numéros des pages correspondantes. Chaque région peut être identifiée grâce à la couleur située en haut de chaque page.
• VÉRIFICATION DES CARACTÉRISTIQUES D’UN ÉTABLISSEMENT que vous connaissez ou qui vous a été conseillé : la liste alphabétique située en fin de Guide (à partir de la page 1323) vous permettra de trouver directement son numéro de page.

! NOTRE CONSEIL
Vous devez prendre essentiellement en compte les 4 éléments suivants dans votre recherche de lieu de séminaire, une fois que vous aurez déterminé la région ou la ville de la réunion.
• LES CARACTÉRISTIQUES PHYSIQUES de l’établissement et ses possibilités matérielles à recevoir votre groupe, en fonction de vos besoins.
• LE RAPPORT BUDGET/PRESTATIONS DEMANDÉES qui peut vous être proposé.
• LA QUALITÉ DU CONTACT AVEC LE PRESTATAIRE, car si le courant passe entre vous et lui, votre organisation n’en sera que plus facile et vous vous trouverez plus proche de la réussite.
• LES ATOUTS ET LES POINTS FORTS DE L’ÉTABLISSEMENT qui contribueront à vous rassurer, mais aussi à séduire les participants à votre séminaire.

TROISIÈME ÉTAPE

Contactez les établissements

Il est normal et habituel de prendre contact avec plusieurs hôtels lorsque vous avez à effectuer une recherche de lieu de séminaire.

• Établissez un premier contact téléphonique avec les lieux que vous avez sélectionnés. Pour un meilleur accueil, n’oubliez pas de nommer vos sources.
• Confirmez par fax votre demande qui devra comporter les éléments suivants (vous donnerez ensuite à l’établissement retenu davantage de détails) :
- dates du séminaire (horaires d’arrivée et de départ) ;
- nombre de participants ;
- besoins en salles de réunion (plénière, sous-commissions) ;
- besoins en chambres (single, double, etc.) ;
- particularités : repas à l’extérieur, matériel spécifique, bagagiste et autres ;
- votre budget par jour et par personne (montant fixe ou fourchette de prix).
• Bien entendu, plus vous vous y prendrez à l’avance pour questionner des prestataires de séminaires, plus vous aurez de chances de trouver de la place.
• Demandez à l’établissement de vous adresser une proposition de services par fax et de vous envoyer par courrier sa documentation. Tout ce qui peut permettre d’élaborer un devis conforme à vos besoins doit être communiqué au prestataire.

QUATRIÈME ÉTAPE

Faites votre choix

Vous devez maintenant étudier l’ensemble des éléments qui vous ont été fournis et faire votre choix parmi les différents prestataires :

• La documentation de l’établissement contacté devrait idéalement comprendre un dépliant de l’hôtel avec photos (de qualité), conditions générales de vente, conditions personnalisées qui vous sont proposées (devis), description des prestations dont la restauration et éventuellement brochures touristiques de la région. Les hôtels qui réalisent beaucoup de réunions d’entreprise disposent en outre d’une brochure séminaires comprenant des plans des salles de réunion, des menus type, etc.
• A priori, vous allez sélectionner l’établissement dont la documentation est la plus séduisante et qui correspondra le mieux à vos exigences de départ. Si vous devez choisir un prestataire qui sous-traite une partie de ce dont vous avez besoin, assurez-vous tout de même que la prestation sera fournie dans son intégralité et que cette organisation ne vous compliquera pas trop la tâche.
• Quand vous aurez fait votre choix ou si vous avez encore besoin de contacter des prestataires pour obtenir des informations ou discuter des conditions, faites-le par téléphone. À ce stade, c’est le meilleur moyen de vérifier la qualité du contact et le professionnalisme du prestataire, à moins que vous n’ayez la possibilité de vous rendre sur place, ce qui est bien sûr idéal.
• Vous avez probablement besoin que votre correspondant vous fasse des suggestions, écoute vos remarques et vos souhaits, trouve des solutions... en somme, qu’il vous donne l’impression de vous comprendre et de vouloir prendre à sa charge les soucis d’organisation. Si en plus, il parvient à vous donner l’envie de le choisir, c’est cet hôtelier ou prestataire de séminaires qu’il vous faut !
• Posez vos questions sans a priori et communiquez vos demandes spécifiques. Demandez une nouvelle confirmation par fax, meilleur moyen de s’assurer qu’il n’y a aucun malentendu.
• Soyez attentif à la qualité de la correspondance, souvent à l'image de son auteur. Des délais de réponse courts sont
une marque de professionnalisme. Un prestataire qui ne répond pas à votre demande ne mérite pas d'être relancé. Quelles qu'en soient les raisons, une non-réponse est signe d'incompétence.

CINQUIÈME ÉTAPE

Confirmez

Le choix du ou des prestataires est fait. Il ne vous reste plus qu’à conclure :

• Confirmez votre commande par écrit et vérifiez les conditions générales de vente de l’hôtelier.
• N’oubliez surtout pas d’annuler votre demande auprès des autres prestataires sollicités et non retenus. C’est important pour eux ; c’est également une règle incontournable de respect.
• Vous devez indiquer le plus de détails possible en matière de services demandés afin de verrouiller votre commande et de vous prémunir contre tout problème éventuel pouvant survenir ultérieurement. N’oubliez pas d’indiquer le choix des menus et des pauses, de l’équipement technique, du nombre de salles utilisées...
• Adressez à l’hôtelier la liste des participants suffisamment longtemps à l’avance (idéalement 15 jours), afin qu’il puisse prévoir les attributions des chambres et l’aménagement de la salle.
• Déterminez le plus précisément possible le planning du séminaire : dates et heures d’arrivée et de départ, des séances de travail, des loisirs...

! NOTRE CONSEIL
Aujourd’hui la conjoncture reste fragile et les prix sont très justement établis afin que leur secteur d’activité continue de se développer dans le respect des désirs du client. Aussi n'est-il pas dans votre intérêt de tenter de faire chuter les prix en négociant. La qualité de la prestation s’en ressentirait et vous feriez prendre un risque important à votre entreprise.
Par ailleurs, le prix n’est pas forcément le meilleur critère de choix. Un surcroît de confort ou de prestations, une localisation avantageuse justifient souvent un prix plus élevé entre plusieurs établissements pour le même cahier des charges de départ. Faites donc avant tout un choix de compétences plutôt qu’une sélection uniquement par le prix.

Ce qu’il vous reste encore à faire

Maintenant, le plus gros est fait pour vous. Néanmoins, en fonction de l’organisation de votre entreprise, un certain nombre
de points est peut-être encore à voir :

• Le voyage des participants du séminaire s’ils ne s’en chargent pas eux-mêmes. Vous avez très certainement une organisation habituelle pour la billetterie (agence de voyages, chargé de voyages).
• Informez l’animateur et le ou les services concerné(s) sur les choix effectués (lieu, confirmation de dates, etc.).
• Si ce rôle vous revient, informez les futurs participants sur le séminaire. Pour chacun, vous pourrez constituer un dossier dans lequel seront indiqués les dates, l’objet, le programme, le moyen de transport utilisé...
• Vous pourrez également joindre un plan d’accès et un descriptif de l’établissement à votre « convocation » ou mieux, un dépliant du lieu de séminaire (à demander en quantité suffisante auprès du prestataire). Ce geste peu courant est déjà un acte de bienvenue et d’accueil qui sera très favorablement ressenti. Plus vous donnerez d’informations pratiques, en dehors du programme du séminaire, plus vous trouverez des participants motivés et mobilisés.
• Renseignez-vous sur les modalités d’assurance pour les déplacements des participants, le séminaire et la couverture du matériel ou des produits qui pourraient être éventuellement livrés sur place.
• Prévoir l’achat et/ou la fabrication des objets et gadgets à remettre aux participants à l’occasion du séminaire pour valoriser l’événement.
• Organisez l’envoi de matériel ou de produits sur le lieu du séminaire (quantités, transporteur, emballage…).

! NOTRE CONSEIL
Dans votre courrier, demandez que le prestataire vous contacte une semaine après le départ du séminaire par exemple, pour faire un point sur le déroulement du séjour et sur les éventuels problèmes qui auraient pu être dénoncés par les participants ou par l’animateur. Cette démarche vous permettra d’être informé sur le déroulement du séminaire que vous avez organisé, ce qui est intéressant pour les prochaines fois. Cela aidera aussi le prestataire à se parfaire en lui faisant part des remarques émanant des participants ou de l’animateur, ce qui vous servira directement ou indirectement plus
tard.