Concevoir une bonne invitation

01/03/2007 Pratiques

Invitation

Pas d’événements sans invités. Et pas d’invités sans invitation… L’invitation est l’ambassadrice de toute manifestation et constitue l’unique support qui permette aux cibles d’estimer si elle vaut la peine qu’elles s’y déplacent. Elle mérite donc une attention toute particulière. Explication.

Le choix des arguments est un élément de poids dans la réalisation d’une invitation. L’événement nécessitant des efforts de la part de l’invité – psychologique, financier, intérêt, déplacement, etc. –, il est nécessaire, pour réduire cette part d’effort, d’exprimer concrètement la valeur ajoutée liée à votre manifestation, à son contenu, son concept, son format…
En particulier, insister sur les relations que permettra de nouer le « rassemblement » : networking, entretiens avec vos équipes, présence de journalistes…

Vous aurez beau utiliser les meilleurs arguments du monde, vous aurez peu de chance que vos invités fassent le déplacement le jour J s’ils ne l’ont pas au préalable planifié. Il est donc conseillé de leur intimer l’ordre de prendre date… avec eux-mêmes : « Réservez
cette date maintenant dans votre agenda ! ».
Mais l’invitation ne doit pas tout dévoiler pour autant : sont rôle consiste avant tout à titiller la curiosité et jouer le rôle de teasing, pour inciter les invités à venir découvrir ce que vous n’avez pas ostensiblement voulu leur dire dans l’invitation. En effet, si vous expliquez tout – en leur décrivant les tenants et aboutissants des nouveaux produits que vous présentez, par exemple –, ils n’auront
plus aucune bonne raison de venir. À ce titre, il est préférable de ne pas joindre de documentation commerciale au sein de votre envoi.
Vient ensuite la phase concrète de la réalisation de l’invitation. À l’ère de l’Internet, et y compris pour des destinataires technophiles, rien ne vaut une invitation papier pour donner de l’importance à votre événement.
Ce qui n’empêche pas de doubler votre envoi d’une version numérique, diffusée en e-mailing. Pour de faibles quantités, l’impression numérique, offre une solution plus économique qu’une impression offset classique. Le format qui a fait ses preuves : orientation
à l’italienne, appelée également « paysage » – donc en largeur –, 210 mm de large et 100 mm de hauteur, en deux volets, auquel on ajoute une carteréponse volante, de même format, qui sert de « porteadresse » : déjà personnalisée, elle simplifie la tâche du répondant.

Le buzz via Internet, ça marche. Il permet même de faire de substantielles économies budgétaires – et d’être en phase avec le développement durable – en chargeant vos destinataires de transmettre à leur entourage proche, personnel ou professionnel, votre
invitation. Pour cela, l’expédition à quelques internautes bien choisis d’une communication axée « grande soirée privée » qu’ils pourront relayer à d’autres, pour se valoriser, porte ses fruits. En considérant que « qui se ressemble s’assemble », il est fort probable de drainer nombre d’invités correctement ciblés, à peu de frais. Opérez en deux vagues : un premier mail équivalent à la première page d’une invitation papier (cf encadré) ; un second, 24 h après, plus explicatif, qui reprend le contenu des trois autres pages. La mise en place d’un lien direct aboutissant au formulaire de réponse facilite l’opération.

Par XAVIER LUCRON