Hervé Joseph-Antoine, Vice président de Carlson Wagonlit Travel Meetings & Events EMOA et Grégoire Boutin, Senior Manager du CWT Travel Management Institute

12/07/2010

Hervé Joseph-Antoine et Grégoire Boutin

« Nous recommandons 8 mesures capables de réduire de 10 à 25% les coûts sur le segment réunions et événements sur 3 ans »

Le Carlson Wagonlit Travel Institute vient de livrer sa dernière étude « Réunions et événements : quand économies riment avec succès ». Il apparaît que les entreprises peuvent économiser 10 à 25% de leurs dépenses sur 3 ans en appliquant de bonnes pratiques dans la gestion des réunions et événements. Hervé Joseph-Antoine et Grégoire Boutin analysent les résultats pour Meet>In.

Grégoire Boutin : « Beaucoup de nos clients redéfinissent leurs approches en matière de réunions et événements d’où la pertinence d’une étude sur la manière de faire des économies sur ce secteur. En termes de méthodologie, l’enquête mondiale a été réalisée de septembre 2009 à mars 2010. Elle se fonde sur des entretiens avec 40 experts et acteurs du marché (comme MPI par exemple) et deux enquêtes auprès de 222 organisateurs de réunions et événements de 15 pays sur tous les continents et auprès de 2360 participants.

La première estimation qui se dégage de l’étude révèle que les dépenses liées aux réunions et événements sont évaluées entre 0,5 et 1,5% du CA des entreprises et représentent 35 à 60% des dépenses en voyages d’affaires.

Historiquement, le domaine des réunions et événements restait disparate en termes de gestion, à l’exception de l’industrie pharmaceutique à la gestion plus mâture et au management plus centralisé. Cette étude fait apparaître un changement des comportements.

Nous avons relevé 3 principaux leviers d’économies : l’implémentation d’une politique propre aux réunions et événements (harmonisation des termes contractuels, négociation des clauses d’annulation, réservations à l’avance, politique de coût par participant en fonction des destinations, etc.) et le respect des règles ; une gestion des achats stratégique et maîtrisée, établie avec des agences partenaires sur le long terme pour négocier au mieux avec les hôtels, les compagnies aériennes, les lieux de réception, etc ; et une optimisation des processus.

Afin de réduire de 10 à 25% les coûts sur les réunions et événements, nous recommandons 8 mesures dans le cadre d'un plan général de 3 ans : analyser les dépenses et mettre en place une organisation adaptée et efficace ; définir une stratégie des réunions et événements qui réponde aux attentes des entreprises et mettre en place une politique adéquate ; établir un budget annuel et un calendrier des événements ; sélectionner les fournisseurs en privilégiant les partenariats – travailler avec une agence va permettre de réduire l’impact sur les coûts des intermédiaires – ; mettre en place un processus de planification avec accord hiérarchique à chaque étape comme le choix de la destination par exemple ; optimiser le système d’inscriptions en quittant progressivement le mode manuel et en privilégiant les solutions technologiques ; gérer de manière optimale les paiements avec par exemple l’utilisation d’une carte d’entreprise dédiée ; et mesurer les performances. »

Hervé Joseph-Antoine : « En termes de tendances, on constate un changement culturel au point de vue des achats : pour beaucoup d’entreprises, ce poste était géré comme une commodité seulement pour les séminaires. Les gros événements étaient gérés tantôt par le marketing, tantôt par la communication. La crise a accéléré la mise en place de nouvelles stratégies d’entreprise et une gestion plus globalisée. Il s’agit de trouver un équilibre à tous les niveaux, de l’acheteur au directeur marketing et définir une stratégie ensemble.

Autre point essentiel : comprendre et évaluer l’impact de l’événement pour aider l’entreprise à réaliser ses objectifs. Le marché des réunions repart et devrait atteindre des taux de croissance équivalents à ceux de 2003-2007 d’ici 2011, ce qui est un signe plus qu’encourageant.

Chez CWT, notre but est de rechercher des indicateurs, suivre et analyser les tendances : choix de la destination (domestique, européenne, internationale), dépenses moyennes, etc. Pour apporter des solutions adaptées suite aux changements du marché, nous proposons à nos clients une offre tripartite : l’expertise d’une agence de voyages pour la logistique, une compétence événementielle avec des agences intégrées et une branche conseil pour accompagner les entreprises dans leur business plan pour une offre globale. »

www.carlsonwagonlit.fr

Pour télécharger l’intégralité de l’étude :

www.carlsonwagonlit.com/en/global/tmi/etm/meetings_and_events.html?src=EM07010206