Le coordinateur général de congrès

09/03/2010 Métier

S’il existe des métiers spécifiques à l’organisation de congrès, tous relèvent d’un coordinateur général dont la mission va bien au-delà de la seule coordination de compétences. Exemple avec Christiane Finet, directeur adjoint des congrès de MCI. PAR VALERY POTHAIN

ll n’existe pas de terminologie générique officielle pour définir votre métier. De quoi s’agit-il exactement ?

Pour faire simple, mon rôle est double. Sur le plan externe, outre le fait de développer l’activité de l’entreprise, j’accompagne les clients dans leur réflexion pour faire évoluer leur projet. Cela demande un travail de recherche en amont du congrès, dans le reste du monde, et plus particulièrement
dans le secteur du client pour lequel nous intervenons. Une fois le concept établi, je le transmets au coordinateur de projet. À ce stade, ma mission évolue pour devenir celle d’un coordinateur général à proprement parler. Je participe aux réunions avec le client, au montage du dossier de financement, je sélectionne les prestataires, etc.

Vous êtes donc sur tous les fronts ?

Je participe à tout. Chaque mission relève de la compétence d’un service, par exemple la recherche de sponsors. Mais l’organisation d’un congrès est un vrai travail d’équipe. J’essaie de faire en sorte que tous mes collaborateurs puissent échanger leurs expériences : un congrès
interne permanent. Je m’attache donc à les faire travailler les uns avec les autres, mais aussi les uns pour les autres. Dans une grosse équipe, la tentation de se reposer les uns sur les autres et de devenir quelque peu fonctionnaire existe. Il faut beaucoup d’émulation, de rigueur et de coordination en coulisses pour donner au client le sentiment de n’avoir qu’un seul interlocuteur (ou deux au maximum) pour répondre à ses questions.

Et pendant le congrès, que faites-vous ?

Je joue le rôle de chef d’orchestre entre les différents prestataires pour que tout se déroule comme prévu et que le client ne garde que de bons
souvenirs de l’événement. J’observe également les forces et les faiblesses du dispositif pour qu’une fois le congrès terminé, lors du débrief client, nous puissions être force de proposition et lui donner envie de revenir chez nous pour l’édition suivante.