Salon Bedouk  RSS - Salon Bedouk

Meeting Lab 2010 : Comment concrétiser une démarche événementielle éco-responsable ? (04/02/10)

12/04/2010 Du vert dans les idées | Pratiques

Par le biais d’une étude de cas avec le Congrès des HLM 2009 et grâce à cet événement d’envergure, seront abordées de manière très concrète les étapes à prendre en compte pour la mise en place d’une démarche événementielle éco-responsable. Quelles clés pour concevoir et optimiser un événement éco-responsable ? Telles sont les questions auxquelles tentera de répondre ce forum.

Cette conférence est animée par Chantal TESTA, responsable de la partie Congrès et Événements pour l’Union Sociale pour l’Habitat et Dan-Antoine BLANC-SHAPIRA, fondateur de l’agence Sensation ! et cocoordinateur d’Éco-Événement.

 

 

L’agence Sensation ! et son client ont eu le plaisir de remporter le grand prix KRéA dans la catégorie Développement durable pour cet événement. Le souhait de Dan-Antoine BLANC-SHAPIRA est qu’à terme le développement durable ne soit plus quelque chose d’exceptionnel ou d’innovant, mais fasse partie de la norme d’organisation de tous les événements, de même que la sécurité et la créativité.

Chantal TESTA présente l'Union Sociale pour l’Habitat, syndicat professionnel représentant les 777 organismes HLM de France, eux-mêmes regroupés en fédérations et confédération. L’Union Sociale pour l’Habitat organise un congrès sur trois jours pour le mouvement HLM réunissant environ 6 000 personnes par jour.

L'agence Sensation ! est impliquée dans la démarche de l’Union Sociale pour l’Habitat, considérant que seule la démarche responsable collective permet de contribuer à réduire l’impact sur l’environnement.

Le cabinet Climat Mundi s’est associé à la démarche et a réalisé le bilan carbone de l’opération.

La communication événementielle est un média exceptionnel, qui a un impact sur cible colossal, très largement au-dessus de toutes les autres formes de communication. Le revers de la médaille est que la communication événementielle a également un impact sur l’environnement.

 

De quels outils peut bénéficier un organisateur d’événement ?

Le premier outil, à la disposition de tous, explique Dan-Antoine BLANC-SHAPIRA, est le groupe de travail Éco-Événement, regroupement d’associations professionnelles. Son but est tout d’abord de s’engager et de formaliser concrètement des bonnes pratiques afin de les diffuser. Neuf fiches pratiques gratuites sont disponibles sur le site Internet Éco-Événement.org.

Éditer la liste des prestataires éco-respectueux et faire leur promotion ne correspond pas à la démarche de l’agence Sensation ! qui s’inscrit dans la généralisation de l’engagement dans une démarche éco-respectueuse, 100 000 événements étant organisés en France chaque année.

Un deuxième outil est ADERE mis en place avec l’ADEME et disponible gratuitement sur le site événementresponsable.org. Avec 4 000 visites par mois depuis octobre, il a permis de compléter plus de 1 200 dossiers.

Suite à une collaboration de 20 ans avec une agence qui s’est retirée des affaires, indique Chantal TESTA, l’Union Sociale pour l’Habitat a lancé un appel d’offres pour trouver un nouveau partenaire et a sélectionné l’agence Sensation ! À ce moment-là ni la demande ni l’offre ne se basaient sur le vecteur du développement durable. L’adoption d’une démarche écoresponsable s’est par la suite imposée comme une évidence.

Dan-Antoine BLANC souligne que l'idée du congrès, qui n’a pas de budget spécifique, consiste d'une part à favoriser les échanges - ce que le prix KRéA va faciliter - et d'autre part à servir de laboratoire pour la profession. Les objectifs ne sont pas des objectifs de vente, mais de qualité. Toutes les lignes budgétaires et tous les postes sur un congrès doivent être passés au tamis afin de voir ce qui est améliorable. Il est également possible de choisir des partenaires ayant une démarche affirmée, soit pour un accompagnement en amont soit au niveau des prestataires. Aujourd’hui, il n’y a pas de progrès sans mesure et le meilleur outil sur le marché est le bilan carbone. Ce que confirme le cabinet-conseil Le Geste environnemental.

 

Enjeux de l’alimentation sur le congrès

Chantal TESTA rappelle que six restaurants répondent à des besoins très différents, du restaurant gastronomique au restaurant à petit budget. Seuls des traiteurs agréés sont consultés et ils sont soumis à un cahier des charges très précis.

Dan-Antoine BLANC-SHAPIRA rappelle la démarche : ce qui se faisait, ce qui a été mis en place, ce qui a été mesuré et les moyens d’amélioration.

Une défaillance en matière culinaire entraînerait un échec du congrès. Dans le choix des traiteurs, un des points les plus importants était le travail sur les menus en fonction de la saisonnalité des produits. Un deuxième point consistait à favoriser les produits locaux et régionaux, à l’instar du mouvement des « locavores », initié aux États-Unis. Sur le plan social, chaque fois que possible, des actions solidaires intégrant des CAT ont été intégrées dans l’organisation du congrès. Tout cela en conservant une double lecture : poste par poste et par rapport à la globalité du congrès.

Pour l’année suivante, Dan-Antoine BLANC-SHAPIRA propose d’apporter un soin encore plus attentif aux menus, aux emballages, couverts, serviettes, bouteilles en verre, carafes et d’intégrer encore davantage de personnel issu de CAT.

Chantal TESTA met l’accent sur l’existence de blocages. Passer au tout bio en une fois serait assez difficile et il serait préférable d’y aller progressivement.

 

Lieux – Techniques –Décors

La moquette figure parmi les plus gros postes d’un salon, indique Dan-Antoine BLANC-SHAPIRA. Une moquette recyclable a été identifiée, d’un surcoût à l’achat de 3 centimes au mètre carré (raisonnable) et qu’il est nécessaire de nettoyer avant recyclage pour un coût de 9 000 €. Sa mise en place a entraîné une réduction de l’ordre de 60 % de l’impact au niveau du bilan carbone.

Du carton - matériau écologique, recyclable, léger et livré à plat (a été utilisé pour toutes les parties communes. Au passage, quelques préjugés sur les fauteuils en carton sont tombés… Les bâches signalétiques et fonds de scène de certains pavillons ont été réalisés en matériaux recyclables, tout comme la bâche du pavillon du développement durable, et son bar où des carafes filtrantes ont été utilisées au lieu de bouteilles en plastique.

Le prestataire de location de mobilier a réalisé un ferroutage par chemin de fer. Le public a été sensibilisé sur ces choix écologiques.

Le transport est le poste le plus important sur un congrès. Afin de mettre en place les circuits de gestion des déchets et des bennes, les organisateurs et les exposants ont été sensibilisés à la démarche. Les sociétés de nettoyage se sont vu exiger des produits « écolabel européen ».

Au niveau de la décoration, le congrès a opté pour une décoration végétale, avec les produits de pépiniéristes situés à 10 kilomètres à la ronde du parc des expositions.

L’éclairage, à l’exception de la projection vidéo, s’est fait uniquement avec du LED. L’éclairage des halls a été réduit, passant de 100 watts à 60 watts basse tension et réduisant de 40 % l’impact équivalent carbone. Des micros à fils ont été utilisés afin d’éviter les piles.

Des bacs de tri sélectif ont été installés dès l’entrée du salon, entrainant une réduction de 47 % du tri, malgré le peu de temps dont disposent les exposants pour tout démonter et le manque fréquent de place pour les bennes. La généralisation des poubelles à double compartiment constitue un point d’amélioration pour l’année prochaine.

Dan-Antoine BLANC-SHAPIRA met l’accent sur le fait qu’il s’agit d’un travail interactif entre les professionnels, les prestataires et les sites.

 

Communication - Édition

Chantal TESTA souligne la multiplication par huit du nombre d’inscriptions par Internet et Dan-Antoine BLANC-SHAPIRA le fait que, si cela va de soi dans le milieu de la communication, ce n’est pas toujours le cas dans d’autres secteurs. L’éco-responsabilité tient à de petits détails. L’idée n’est pas de totalement supprimer le papier, matériau écologique renouvelable et valorisant sur le plan de la communication, mais de réduire intelligemment les quantités et de l’utiliser à bon escient. Plusieurs points d’amélioration peuvent réduire l’impact CO2, malgré des blocages qui se produisent au niveau de la qualité perçue des documents, qu’il est possible de compenser par la beauté du document et la créativité du contenu.

Chantal TESTA confirme que toute la démarche développement durable sur le congrès a coûté 0 centimes, en travaillant à budget constant, première exigence de la Direction.

 

Le transport

C’est le poste le plus important, sachant que 90 % de l’impact d’un événement international résultent du transport, 80 % d’un événement national et 45 % d’un événement régional.

Dan-Antoine BLANC-SHAPIRA souhaite, à côté des considérations politiques, financières et d’alternance, que soit pris en compte l’élément environnemental. L’autorisation de mettre en place un co-voiturage a été obtenue, allant de pair avec l’attribution de 3 000 places de parking. Autre point d’amélioration : le choix du site avec un accès facile au TGV et au tram.

Chantal TESTA souligne qu’une forte communication a été faite pour inciter les participants à utiliser les transports en commun et qu’une négociation est en cours avec la collectivité pour obtenir une facilité valable sur tous les transports en commun. Les congressistes ont été sensibilisés à cette démarche, dont le parc des Expositions a fini par reconnaître l’intérêt. Par ailleurs, le pôle salon du congrès a instauré un trophée, la palme verte, octroyé au Crédit Coopératif, stand le plus écorespectueux.

L’agence Sensation ! a réussi à mobiliser l'ensemble du personnel avant l’ouverture du congrès pour une conférence de sensibilisation sur la démarche en leur disant comment ils pouvaient y adhérer.

Dan-Antoine BLANC-SHAPIRA précise que la finalité n’est pas de payer pour pouvoir polluer, mais au contraire de verser une compensation afin de financer des actions réductrices de carbone, par exemple par la plantation d’arbres.

L’Agence Sensation ! et Climat Mundi ont estimé que la compensation carbone de l’événement se situerait autour de 17 000 €. Or il y a 17 000 visiteurs, soit un euro par personne. L’objectif est de convaincre l’organisation d’enclencher la démarche de compensation financière. Chantal TESTA rajoute qu’une écoparticipation au niveau des participants, les impliquant dans la démarche, est également à l’étude.

Dan-Antoine BLANC-SHAPIRA estime que la démarche ne coûte pas plus cher en argent - même si elle demande davantage de temps et d’énergie. Qui plus est, selon lui, non seulement elle ne bride pas la créativité, mais au contraire, elle l’exacerbe. Pour aller plus loin, il conseille deux livres :

-        le Guide de l’écocommunication – chez Eyrolles

-        la Communication responsable d’Agnès RAMBAUD-PAQUIN – chez Des enjeux et des hommes.

 

Questions – réponses

Il a été question de papier recyclé. Cependant, des acides, polluants, sont utilisés pour recycler du papier.

Dan-Antoine BLANC-SHAPIRA répond que des acides sont aussi utilisés pour blanchir du papier. Selon les informations que lui fournissent les ingénieurs et l’ADEME, le papier recyclé sans acide est moins polluant que les papiers blanchis avec acide

Il est précisé que mieux vaut valoriser un produit recyclé, même au terme d’un processus chimique, pour obtenir un coût équivalent CO₂ au final.

 

Cela a-t-il pris beaucoup de temps pour tout organiser, sachant qu’il a fallu intégrer divers facteurs dans le timing, notamment la sensibilisation, la quête de nouveaux prestataires… ?

Dan-Antoine BLANC-SHAPIRA répond que cela demande clairement du temps, correspondant véritablement à un engagement et à une volonté. Et sachant que plus l’anticipation est grande sur ces sujets, mieux c’est. Envisager encore davantage d’anticipation pour le prochain événement, en passant des marchés six voire douze mois avant, serait une idée judicieuse.

Qu’en serait-il de la notion de fidélisation de fournisseurs sur la durée, qui pourrait s’avérer intéressante par exemple pour les ampoules basse consommation sur plusieurs événements ?

Dan-Antoine BLANC-SHAPIRA fait remarquer dans « développement durable » il y a le mot « durable ». Il est clair que la notion de relation durable est importante et stabilisante. À l’inverse, sur le plan environnemental, faire voyager une équipe d’hôtesses ou un traiteur de Toulouse à Strasbourg provoque un impact. Il faut voir avec beaucoup de bon sens et de logique les moments où il vaut mieux travailler localement ou avoir une équipe dans la durée, bien qu’il soit rare d’avoir une telle visibilité dans les événements. La mise en place de process agence pour ne pas partir de zéro à chaque fois permettrait indéniablement de gagner du temps.

 

Transcription réalisée par Téléscribe le 04/2/10