Salon Bedouk  RSS - Salon Bedouk

Meeting Lab 2010 : Séminaires et réunions d'entreprises, quelles tendances pour 2010 ? (03/02/10)

09/04/2010 Pratiques Mark Watkins

Quels comportements d’achat ont adopté les entreprises en 2009 ? Impact de la crise sur les dépenses ? Nouvelles attentes et tendances pour 2010 ? Autant de questions auxquelles répond chaque année le Baromètre Bedouk/Coach Omnium qui permet à l’ensemble des acteurs de mesurer et comprendre l’évolution de la demande du tourisme d’affaires de groupes pour une meilleure adaptation au marché.

Cette conférence est animée par Mark WATKINS, président du Cabinet Coach Omnium.

 Mark WATKINS indique que l’étude effectuée cette année porte sur 350 entreprises commanditaires. Elle est accessible sur le site de Coach Omnium, sous l’intitulé « Tourisme d’affaires 2010 ».

 Impact de la crise sur les dépenses

Depuis 18 ans d’observation, c’est la première année que le cabinet Coach Omnium observe une courbe aussi défaillante au niveau de la demande des entreprises, concernant les séminaires et réunions d’entreprises.

La crise économique et financière a commencé à produire ses effets sur le secteur du tourisme d’affaires dès le début du deuxième semestre 2008 et cet impact s’est amplifié en 2009.

La crise sévit donc depuis un an et demi et cela se traduit par un effondrement de la demande : le volume des dépenses consacrées aux séminaires et réunions d’entreprise a chuté de 7,8 % et les prix moyens dans le secteur ont également baissé. Le volume d’affaires des entreprises établies en France (françaises ou étrangères) s’affiche cette année à 8,46 Mds €.

Jusqu’en l’an 2000, le tourisme d’affaires affichait des progressions annuelles de 4 à 6%, voire 8 % en 1994. C’était donc la « belle époque ». Désormais, le marché est totalement mature même si les effets conjoncturels viennent contrecarrer cette évolution. En effet, les économies portent bien souvent sur le poste du tourisme d’affaires (et plus généralement sur la communication).

Ainsi, avec la crise, quasiment les deux tiers des entreprises (tous secteurs confondus) déclarent avoir restreint leurs activités de séminaires et réunions d’entreprise, en termes de budgets ou de manifestations.

Le tiers restant des entreprises interrogées n’a pas été affecté par la crise et seulement 1 % du total des entreprises interrogées a augmenté ses activités dans le domaine des réunions professionnelles.

Avec la crise, 1/5ème des entreprises affirment avoir procédé à un déclassement des hôtels sollicités, en abandonnant le 4 étoiles pour le 3 étoiles, ou plus rarement, l’hôtel 3 étoiles pour le 2 étoiles.

Toutefois, les catégories 4 ou 3 étoiles demeurent les plus demandées, soit en hébergement à l’occasion de congrès, soit en séminaires ou journées d’études intra-muros.

 Les comportements d’achat adoptés par les entreprises en 2009

La première réponse des entreprises pour procéder à des économies a été de réduire le budget par participant : elles ont ainsi choisi des lieux ou des prestataires moins coûteux ou elles ont réduit le contenu ou le type de séminaires et conventions. Cela se traduit, par exemple, par la suppression du dîner de gala, remplacé par un repas plus simple ou l’annulation de certaines opérations. Selon le public que l’entreprise réunit (commerciaux, etc.), ses stratégies sont différenciées, en termes de choix de prestataires.

Certaines sociétés jouent la carte de l’opportunité, en profitant de la crise pour négocier les prix : ainsi, 80 % des entreprises ont cherché à faire pression sur les prix. Aussi, les prestataires ont été à la fois confrontés à la baisse de la demande et à la chute des revenus liés aux prestations offertes.

Plus de souplesse a été réclamée par les entreprises auprès de leurs prestataires. Ainsi, certaines entreprises ont cherché à revoir les conditions générales de ventes, comme les acomptes, les arrhes ou les conditions générales de rétrocession et d’annulation sans pénalité. D’autres sociétés ont demandé à bénéficier de prestations offertes, telles que le pot d’accueil ou les frais de salles de sous-commission, par exemple.

 La grippe A, sans conséquence sur le secteur

Au-delà de la crise économique, la question de l’impact de la grippe A sur les réunions professionnelles représentait une forte interrogation pour 2009. En réalité, la pandémie n’a pas généré d’annulations de grande ampleur, comme cela était craint. Après une période de léger flottement sur la perspective de réunir un grand nombre de personnes sur un seul lieu, les esprits se sont refroidis et les entreprises ont finalement maintenu leurs prestations. Elles ont en effet considéré que les personnes avaient bien d’autres occasions de se côtoyer, dans les transports en commun, les bureaux, etc. Seules quelques précautions d’usage ont été adoptées, pour tenir compte des éventuels risques de pandémie.

Nouvelles attentes et tendances pour 2010

Il est important de rappeler que les deux tiers des organisateurs de manifestations et réunions professionnelles dans les entreprises exercent les fonctions de secrétaires et d’assistantes de direction. Ces personnes appliquent les directives de la Direction générale. Lors de l’enquête menée en décembre et début janvier 2010, 20 % de ces interlocuteurs ne savaient pas encore quels objectifs seraient adoptés dans leur entreprise, concernant l’organisation de manifestations et réunions professionnelles pour 2010.

Il est également important d’avoir à l’esprit qu’il a toujours été constaté un écart entre les prévisions d’activités et les activités effectivement réalisées.

En tenant compte de ces paramètres, les prévisions pour 2010 sont les suivantes :

La moitié des commanditaires indiquent qu’ils maintiendront les flux d’activité, en termes de réunions d’entreprise et séminaires, à un niveau constant par rapport à 2009. En effet, les sociétés ont produit de nombreux efforts depuis un an et demi et estiment qu’il est difficile de descendre en deçà du seuil atteint.

Il est certain que le besoin de se réunir demeure, quelle que soit la conjoncture : le séminaire, la formation, la convention d’entreprise ne peuvent pas être supprimés si aisément, car ils représentent des outils de management et de communication.

De plus, avec la crise, les entreprises se mobilisent autour des commerciaux, des revendeurs, des concessionnaires et des prescripteurs, pour stimuler les ventes. Aussi, les séminaires et conventions d’entreprises jouent ce rôle de moteur de la motivation et peuvent difficilement être remplacés par des visioconférences, des mails et sites internet dédiés. En effet, les échanges de visu et le partage de moments professionnels, associés aux activités de loisirs, sont irremplaçables.

Aussi, l’optimisme prévaut pour 2010, avec toutefois des prévisions de budgets assez maigres pour les mois qui viennent.

Les séminaires, un mélange des genres

Les séminaires représentent l’appellation générique des réunions professionnelles. Il est à noter qu’actuellement, cette appellation est un mélange de genres, de manière plus accentuée qu’en 1999 (année de référence du comparatif mené).

Ainsi, à titre d’exemple, sur deux jours dénommés « Séminaire » par l’entreprise, peuvent être programmées une demi-journée d’incentive, une demi-journée de formation, une demi-journée de lancement de produits et une dernière demi-journée d’information. Aussi, l’incentive peut apparaître en retrait actuellement, alors qu’en définitive, les trois quarts des commanditaires commandent des activités périphériques, ludiques, sportives ou culturelles, pour animer les journées programmées.

Les activités périphériques choisies sont moins coûteuses toutefois, elles sont toujours retenues, pour permettre aux entreprises de transmettre leurs messages de manière plus efficace : bien souvent, les participants de séminaire ne se souviennent plus précisément du contenu des discours, mais ont en mémoire les activités ludiques qui leur ont été proposées.

 Des séminaires plus courts et moins fréquents

Depuis une dizaine d’années, il est constaté que les entreprises réunissent plus de personnes dans les séminaires, pour des durées de plus en plus courtes : les séminaires sont passés en moyenne de trois à deux jours en dix ans. La durée moyenne actuelle se situe à moins de deux jours de séminaire.

La majorité des réunions se réunissent avec moins de 50 personnes, avec toutefois des exceptions (conventions d’entreprise et congrès réunissant en moyenne de 100 à 300 personnes en moyenne). Les besoins de salle de plus de 500 personnes en France sont assez rares.

Avec la crise, la fréquence des réunions diminue, avec un effondrement en 2009, particulièrement pour les séminaires. Certains d’entre eux, qui avaient habituellement une durée de deux jours, ont été convertis en une journée d’étude, voire une demi-journée d’études. En 2009, les demi-journées d’études ont très fortement augmenté. Il faut entendre demi-journée d’études des actions organisées à l’extérieur de l’entreprise.

Cette baisse de la fréquence des réunions est générée par le souci d’effectuer des économies.

 Des séminaires orientés vers le développement de l’activité

Les réunions et séminaires sont essentiellement axés sur les populations suivantes :

-les commerciaux,

-les prescripteurs,

-les réseaux,

-les concessionnaires.

Aussi, les entreprises se mobilisent essentiellement sur la vente, l’augmentation des parts de marché et la présence commerciale sur le terrain. Les dépenses des entreprises sont donc orientées vers les actions utiles, générant le développement de l’activité.

Des prestations de proximité

Compte tenu de la réduction de la durée des séminaires, ces derniers ont désormais lieu de manière plus fréquente à proximité de l’entreprise, ce qui influe sur les choix de destination et les modes de transports. Il est ainsi constaté un recentrage des manifestations sur la France, renforcé par la psychose de l’avion et la recherche d’économies.

La volonté de fidéliser les prestataires

En matière de séminaires, les entreprises apprécient de rechercher des lieux originaux et nouveaux, pour échapper à la routine et améliorer l’efficacité des messages diffusés en séminaire. Malgré cela, lorsque l’entreprise a trouvé un prestataire qui lui donne satisfaction, elle entend le garder. Les entreprises ont fait savoir qu’il était plus facile de négocier des baisses de budget avec des prestataires habituels, plutôt qu’avec de nouveaux fournisseurs.

L’usage d’Internet et des guides spécialisés

Bien souvent, les entreprises utilisent plusieurs canaux d’information sur les prestataires, dont le bouche-à-oreille. L’information via Internet est particulièrement importante désormais : en dix ans, le nombre de personnes qui recueillent de l’information sur Internet a doublé. Aussi, l’usage d’Internet est devenu un réflexe toutefois, il ne remplacera pas avant longtemps les guides spécialisés, très appréciés, malgré la qualité des portails et sites internet dédiés au tourisme d’affaires.

La préférence pour l’hôtel trois ou quatre étoiles

L’hôtel dispose toujours de la suprématie, en termes de séminaires et conventions d’entreprise, particulièrement les hôtels trois et quatre étoiles. Ici, la crise n’a rien changé dans cette dominante de ces catégories d’hôtels. En effet, les commanditaires ont obtenu des tarifs plus intéressants ou ont négocié l’offre de certaines prestations. Par ailleurs, les hôtels quatre étoiles ont entrepris des efforts et ont accompagné la demande, pour ne pas perdre leurs clients.

Les hôtels deux étoiles sont choisis par défaut, lorsque les hôtels de catégorie supérieure n’existent pas ou ne possèdent pas les caractéristiques requises par les entreprises. Par ailleurs, tout ce qui se rapporte aux réunions, conventions et séminaires est lié au prestige et à l’image. En effet, ces réunions représentent des outils de management aussi, même en période d’économies, il est considéré comme important d’héberger ou de faire travailler les personnes concernées dans des hôtels de très bonne catégorie.

Un grand nombre d’hôtels quatre étoiles et des lieux de prestige ont été malgré tout abandonnés en 2009, pour cause d’image et non de budget. Il paraît difficile pour les responsables d’entreprise d’évoquer des restructurations, licenciements de cadre et autres mesures d’économie dans un cadre prestigieux. Aussi, les prestataires qui sont victimes de cette tendance sont prêts à faire des efforts en matière de prix et de souplesse, pour attirer les entreprises.

Les chaînes hôtelières sont en régression. En effet, les entreprises ne souhaitent plus être enfermées par un réseau, même si les tarifs corporate sont plus fréquents dans ce type de catégories. En effet, les entreprises apprécient désormais changer de lieu pour chaque nouveau séminaire.

Les entreprises ont recours à des agences pour les plus grandes opérations (conventions d’entreprise et congrès) ou des manifestations particulièrement complexes (séminaires à l’étranger, etc.).

Concernant les centres et palais des congrès, la chute de la demande avait atteint les 17 %. Toutefois, ces dernières années, avec les travaux de rénovation et l’aménagement d’espaces plus modestes que l’auditorium, ces centres et palais des congrès ont pu récupérer une certaine clientèle.

Par ailleurs, les châteaux et demeures de caractère ont le vent en poupe, depuis 5 ou 6 ans, pour répondre à une recherche d’originalité et la volonté de marquer les esprits. Ces lieux disposent d’équipements très modernes toutefois, ceux qui sont situés trop à l’écart des axes de grande circulation n’attirent pas aisément les clients ; l’un des critères primordiaux de choix est en effet l’accessibilité des lieux et le temps de trajet pour les atteindre. Les entreprises considèrent à ce sujet que leurs efforts menés en termes de durée de séminaire ne doivent pas être ruinés par les temps de transport.

Les parcs à thèmes bénéficient d’un grand succès actuellement, pour ceux qui se sont investis dans le segment de marché des conventions d’entreprise. En effet, ils répondent à la recherche d’originalité des entreprises.

Des clients majoritairement satisfaits

Au total, 70 % des clients manifestent leur contentement. Cela indique que les prestataires effectuent de manière correcte leur travail. Les commanditaires mènent d’importants efforts pour présélectionner leurs prestataires. Ils détectent rapidement le « mauvais » professionnel, dès l’accueil téléphonique, selon la qualité des réponses commerciales apportées. À l’inverse, le commanditaire cerne aisément le « trop bon » commercial qui, une fois le bon de commande signé, s’avère finalement un peu décevant.

Les doléances des commanditaires

Il reste encore un quart des entreprises qui se déclarent mécontentes des prestataires qu’elles ont choisis.

Les doléances des commanditaires sont les suivantes :

1 : les nombreux suppléments facturés, qui ne sont pas toujours indiqués à l’avance de manière suffisamment claire.

Ainsi, dès lors que le client loue une salle, il considère que tout est compris dans le prix de la salle : la sonorisation, le vidéoprojecteur, l’accès au Wi Fi, par exemple. En réalité, ces prestations sont la plupart du temps facturées en supplément.

2 : le manque de savoir-faire des prestataires. Ainsi, les clients demandent à bénéficier d’un interlocuteur unique qui puisse être contacté immédiatement, régler les problèmes rapidement, répondre aux demandes non prévues initialement et suivre la logistique du séminaire.

3 : les salles ou le matériel inadaptés : les salles aveugles, par exemple, ou encore les chaises pliantes, inconfortables pour de longues réunions.

Aussi, proposer des séminaires représente un vrai métier et ne consiste pas à être simplement hôtelier ou restaurateur. Il s’agit en réalité de prendre en charge de manière complète la manifestation pour l’entreprise. En effet, le prestataire est intimement lié au succès de la réunion et l’entreprise lui sera reconnaissante du succès rencontré. Une salle mal éclairée, une restauration peu attrayante, par exemple, peuvent contribuer à rendre désagréable une réunion et freiner la diffusion des messages véhiculés par l’entreprise.

 Le développement durable s’enracine peu à peu

Concernant le développement durable, une entreprise sur deux déclare ne pas prendre en compte cet aspect dans l’organisation de ses manifestations. Toutefois, cette proportion régresse, car elles étaient 77 % à répondre de la sorte en 2007.

Les commanditaires qui tiennent compte de ce paramètre environnemental vont produire des efforts pour réduire la consommation de papier, développer la communication électronique et réduire les transports. En fin de compte, cette priorité rencontre celle de réaliser des économies.

Toutefois, les militants du développement durable sont assez peu nombreux parmi les commanditaires. Si ces derniers choisissent plutôt le prestataire « vert » plutôt que celui qui ne l’est pas, ce choix reste conditionné par le fait que la prestation ne soit pas plus chère pour autant et qu’elle n’implique pas, pour l’entreprise, de produire des efforts en matière environnementale. En effet, l’entreprise n’est pas encore tout à fait prête à le faire.

Seuls 3 % des entreprises interrogées mènent des bilans carbone de leurs manifestations. Toutefois, ce pourcentage est amené à progresser à l’avenir et cette évolution sera étudiée de près dans le baromètre annuel Bedouk/Coach Omnium.

L’effet RTT

Les RTT, mises en place il y a dix ans, ont suscité la concentration de la demande de séminaires et réunions d’entreprise sur la période qui court du mardi au jeudi. Cela représente une vraie gageure pour les prestataires, en ne permettant pas d’étaler l’offre et en générant une surcharge d’activité sur le milieu de semaine. Par ailleurs, il n’est plus possible de réunir les personnes durant les week-ends et les vacances scolaires, hormis si les séminaires sont associés à des loisirs (ski, etc.). Ainsi, la séparation entre la vie professionnelle et la vie privée est beaucoup plus marquée que dans les années 1980 et 1990.

Des participants enthousiastes

Contrairement aux idées reçues, les participants sont toujours aussi enthousiastes à propos des séminaires et réunions d’entreprises, même s’ils sont surchargés de travail. En effet, ces moments sont vécus comme l’occasion d’échanger avec ses collègues et sa hiérarchie d’une autre manière qu’habituellement et de prendre du recul. Toutefois, certaines professions souffrent d’une trop grande fréquence de réunions et séminaires, comme les délégués syndicaux ou les commerciaux.

 Questions – réponses

Comment se traduit la diminution du volume et de coût, en termes de prix moyen par participant ?

La baisse du prix moyen par participant est estimée à environ 6 %. Il s’agit d’une moyenne aussi, la réalité est beaucoup plus contrastée : cette chute concerne surtout les conventions et de manière plus atténuée les séminaires et l’incentive. Les autres économies menées par les entreprises portent sur le nombre de manifestations organisées.

 

Transcription réalisée par Téléscribe le 03/02/10