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Réunions et événements : une année 2009 éprouvée

03/03/2010 Parmi les conséquences d’un contexte économique difficile, on note la réduction de la durée des manifestations. En 2009, la demi-journée d’étude gagne du terrain, plébiscitée par 41 % des entreprises interrogées.
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La 18e édition du baromètre Tourisme d’affaires réalisé par Coach Omnium et Bedouk Meetings & Events Media, confirme que l’année 2009 est de loin la plus difficile qu’ait connue le secteur. La crise reste toutefois sans effets sur l’orientation des tendances déjà observées.

 

Un chiffre résume à lui seul l’année 2009 : -7,8 %. C’est la baisse estimée des dépenses des entreprises sur le marché des groupes
affaires entre 2008 et 2009. Si fin 2008, seules 38 % des entreprises interrogées pensaient que la crise affecterait leur activité en matière de séminaires en 2009, plus de 60 % reconnaissent aujourd’hui avoir souffert de la récession. Parmi elles, 63 % ont réduit leur budget en matière de manifestations professionnelles. Les dépenses effectuées l’année dernière ont eu beau s’élever à 8,46 milliards d’euros, le coup de frein donné par les clients du secteur est de loin le plus brutal de la décennie. Du jamais vu depuis la première guerre du golf (1991).
 

Au-delà de l’effet mécanique lié à la crise économique et financière mondiale, le secteur a souffert plus que les autres d’une image déformée et véhiculée dans les médias au plus fort de la crise. Le déjeuner de Fortis à Monaco fin 2008, la cérémonie des voeux de la RATP en janvier 2009 et quelques incentives aux antipodes, décrites comme de simples dépenses somptuaires dénuées de toute dimension communicante, managériale ou commerciale ont fini par effrayer les organisateurs. Résultat, si un peu plus du tiers des entreprises interrogées estime ne pas avoir ressenti ou répercuté les effets de la crise, elles sont beaucoup plus nombreuses (45 %) à déclarer avoir annulé des opérations (vs 18 % en 2008). Le battage médiatique aura été d’autant plus ridicule qu’il aura finalement été le principal générateur de gâchis – augmentation significative des budgets initiaux pour maquiller des événements festifs en réunions austères, voire la perte pure et simple du budget pour cause d’annulation de dernière minute sans cas de force majeure…

Pour le reste, presque toutes les tendances observées par le passé se poursuivent. L’année 2009 a vu croître le nombre de manifestation regroupant entre 20 et 100 participants. Ni trop, ni trop peu. Les séminaires (au sens le plus large du terme) représentent l’essentiel des opérations organisées, cités par 78 % des personnes interrogées. Quant aux grandes conventions, génératrices d’économies d’échelle, elles marquent le pas cette année, victimes de leur coût unitaire élevé, et enregistrent une petite baisse au profit d’événementiels (lancement de produit, inauguration…) et d’incentives destinés à motiver les équipes et développer l’activité. Le baromètre souligne toutefois que les séminaires ont vu leur part se réduire sur les dernières années. Alors qu’en 2004, 43 % des organisateurs déclaraient coordonner plus de 20 opérations par an, ils ne sont plus que 12 % aujourd’hui à en faire autant.

Moins nombreuses, les manifestations sont aussi de moins en moins longues. Et si la majorité des réunions se déroule encore sur deux jours, la journée d’étude, voire la demi-journée, est désormais privilégiée par 41 % des entreprises. Principalement parce qu’elle limite les frais d’hébergement, de transport et de restauration, mais aussi parce qu’elle permet des gains de productivité en réduisant les temps durant lesquels les collaborateurs ne sont pas à leur poste. En dix ans, ce format est passé de 10 à 24 % des manifestations organisées. Preuve que les sommes consacrées aux réunions professionnelles sont clairement identifiées comme contribuant au maintien ou au développement de l’activité en période de récession, le baromètre souligne le renforcement des événements destinés aux prescripteurs et aux clients qui représentent 32 % des motifs de réunion (vs 28 % en 2008). Un renforcement qui concorde avec une diminution des manifestations destinées aux populations internes : l’information du réseau ne constitue plus que 48 % des motivations des organisateurs, contre 62 % en 2008, la motivation du réseau et/ou des collaborateurs ne représente plus que 39 % contre 48 % l’an passé. Et le top management n’échappe pas à la règle, passant de 26 % à 15 % en un an. Pour autant, la situation ne traduit pas tant le désintérêt des organisateurs pour l’interne que son utilisation par l’entreprise comme une population pilote en matière de communication. Une cible sur laquelle elle teste des outils d’information et de formation relevant plus des nouvelles technologies que de l’événementiel.

Côté infrastructures, l’hôtel, principalement en 3 et 4-étoiles reste le lieu privilégié des organisateurs, avec une préférence marquée pour les châteaux et les infrastructures de charme pour les budgets moyens. Malgré la sinistrose, l’étude montre que la crise n’a pas eu raison de la qualité des prestations demandées par les entreprises puisque seulement 21 % des interviewés ont revu à la baisse la catégorie d’hôtel retenue pour leur séminaire. Lequel se déroule majoritairement en France suivie (de loin) des pays limitrophes comme l’Italie et l’Espagne.

 

Par Valéry Pothain - Meet>In n° 108 (mars 2010)