Pourquoi organiser une fête de fin d’année ?
Les festivités de fin d’année demeurent une tradition très ancrée dans l’esprit des français. Si durant la dernière décennie les entreprises ont eu tendance à organiser moins d’événements avec leurs collaborateurs, il ne faut cependant pas minimiser le bénéfice des événements d’entreprise. Une bonne façon de dynamiser le classique «pot de Noël» est de le transformer en véritable événement. N’hésitez pas à vous inspirer de nos voisins anglo-saxons: le «Office Christmas Party» est une vraie institution! Traditionnellement organisé au mois de décembre, L’événement de fin d’année est également une occasion de «faire le bilan» dans une ambiance plus décontractée et festive, même s’il n’est plus question ici de parler de travail, mais bel et bien de se détendre dans une ambiance propice à la rencontre professionnelle. Nous avons listé pour vous quelques conseils simples pour vous aider à y voir clair plus clair et à réussir avec brio votre événement annuel!
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Save the date !
Avant tout, il faut définir le contour de l’événement, déterminer le type de fête que l’on souhaite organiser. Bien entendu, comme tout événement impliquant à la fois le professionnel et le personnel, il est fortement conseillé de s’adapter à la sociologie de son entreprise. Formel et sophistiqué, ou au contraire sobre et décontracté, avec enfants, sans enfants, conjoint ou non… N’hésitez pas à sonder les représentants du personnel pour déterminer la formule gagnante.La période de Noël est sans conteste l’une des périodes les plus prisées en termes de réservation hôtelière. Il est donc primordial de s’y prendre suffisamment à l’avance, notamment si l’on envisage un lieu en particulier. De surcroît, Noël impliquant des collaborateurs en congés, l’événement aura plus de chance de mobiliser un plus grand nombre de participants s'il se déroule avant les vacances scolaires. De même, si les enfants des collaborateurs sont invités, préférez plutôt un mercredi après-midi, ou encore un samedi.
Restez flexibles!Il est tout à fait possible pour les entreprises dont le mois le plus chargé est décembre de décaler la date, avant ou aprèsmême si l’événement perd un peu en cohérence. Les salariés comprendront aisément le contexte.
Le conseil Bedouk: Pour les TPE et PME, il peut être malin de prospecter sur la date grâce à un outil de planification simple (le plus connu étant Doodle).Une fois la date posée, le compte à rebours commence. Il est maintenant temps de réfléchir au lieu afin de le privatiser le plus tôt possible. Si vous travaillez dans l’urgence, prévoyez plusieurs plans B, le lieu de vos rêves étant peut être déjà promis à quelqu’un d’autre!
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Sélectionner un lieu d’accueil adapté
Un dîner de gala à thème dans unlieu atypique, un grand buffet dînatoire avec piste de danse, un grand goûter avec remise des cadeaux aux enfants par le Père Noël dans un cirque ? A la façon d’un séminaire, un cahier des charges du projet devra être établi en amont. Le saviez-vous? Vous pouvez tout à fait prévoir votre événement de fin d’année dans un cinéma, un théâtre. Demandez, selon le cas, une projection privée ou une représentation suivie d’un cocktail et d’une soirée dansante.
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La restauration, un point-clé
Deux options se présentent à vous : soit le lieu qui accueillera votre événement propose également de la restauration, soit vous pouvez faire appel à un traiteur. N’oubliez pas toutefois de convenir de l’option choisie avec le lieu d’accueil et accordez-vous bien sur le fait que des serveurs, hôtesses voire un maître d’hôtel selon le standing de la soirée soient mis à votre disposition par l’établissement. Dans le cas contraire, des prestataires pourront déplacer sur votre événement du personnel d’accueil, de service et même de sécurité très qualifié.
Le Conseil Bedouk: Pour respecter les régimes alimentaires de chacun, prévoyez au menu au moins un met à base de poisson et une option végétarienne/végane. D’autre part, certaines personnes ne consomment pas d’alcool. Veillez à proposer des boissons sans alcool attractives tels que des jus exotiques ou des cocktails sans alcool. Vos convives apprécieront cette marque d’attention. De même, si de l’alcool est consommé, pensez à organiser les retours par navettes, transports en commun ou avec des collaborateurs volontaires. Vous pouvez aussi vous assurer que le lieu propose un hébergement à proximité, et mettre à disposition des éthylotests.
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Prévoir des animations… et des cadeaux !
Un spectacle de cabaret pour un dîner de gala sophistiqué, des clowns et des magiciens pour épater les enfants… De nombreuses agences sont spécialisées dans l’événementiel et pourront vous faire des propositions originales, conviviales, et pourquoi pas un peu décalées ! En panne d’inspiration? N’hésitez à piocher des idées d’animation sur les fiches de nos prestataires événementiels. Définir un thème de soirée en amont peut grandement faciliter vos recherches. Un photobooth ou une cabine photo louée pour la soirée, un tournage de film… Avec les animations proposées, les occasions de créer des souvenirs au sein de l’entreprise ne manquent pas, et constituent un formidable levier pour fédérer les équipes. De même, si le budget le permet, un geste à l’encontre des salariés tel que des chèques cadeaux ou autres boîtes de chocolat de qualité, reste très apprécié.
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Communiquez sur votre événement
Afin de garantir la présence d’un maximum de personnes, il sera judicieux de communiquer sur l’événement en amont par exemple en exposant des affiches aux points stratégiques (locaux, machine à café, cafétéria, réfectoire) et en envoyant un email général. Sur l’ensemble des supports devront être indiqués la date, le lieu, le thème et éventuellement le dress-code, les indications pour se rendre sur le lieu (transports,…) les facilités de parking. Dernier conseil, c’est dans le feedback que l’on trouve des axes d’amélioration. Après l’événement, faites un bilan des points forts de la soirée et des points qui pourront être améliorés.
Pour garantir la réussite de votre événement, pas de secret: ne laissez pas de place à l’improvisation et surtout, anticipez! Gardez à l’esprit que les fêtes sont un moment de partage et de convivialité; n’hésitez pas à déléguer certaines tâches à des collaborateurs volontaires.
