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Cahier des charges

Cahier des charges
Cahier des charges
Qu’est-ce qu’un cahier des charges ? Document de référence, le cahier des charges rassemble l’ensemble des points à respecter lors de l’élaboration d’un projet. Il a pour mission de lister toutes les exigences relatives au projet et de spécifier les conditions de sa réalisation. Il permet de formaliser les besoins et attentes de l’entreprise donneuse d’ordres, tout en garantissant une compréhension optimale entre les deux parties prenantes.

MICE : le cahier des charges en tourisme d’affaires

 

Dans le tourisme d'affaires, le cahier des charges compile toutes les informations relatives à l’organisation d’un événement professionnel : besoins, objectifs et budget alloué. Il sert ainsi de base au projet. En apportant des réponses claires aux précises à différentes questions, il permet au meeting planner de répondre au mieux à la demande initiale de l’entreprise.

 

 

Comment rédiger le cahier des charges d’un événement d’entreprise ?

Qu’est l’objectif de l’évènement professionnel ?

 

Quelle que soit sa nature, un événement professionnel a toujours un ou plusieurs objectifs qui doivent être clairement spécifiés dans le cahier des charges de façon à offrir au meeting planner la vision la plus claire possible du besoin de l’entreprise.

Exemples :

Améliorer la cohésion d’une équipe, renforcer l’esprit d’équipe (team building)

Promouvoir les valeurs de l’entreprise (Séminaire, journée d’études)

Développer son réseau par le biais d’un évènement prospects (foire, salon, exposition)

Récompenser et motiver ses commerciaux (Incentive)

Débattre autour d’un sujet précis (colloque, conférence)

 

A qui s’adresse l’évènement ?

Le cahier des charges doit obligatoirement indiquer le nombre de participants mais également leur profil.

 

 

Où se déroule-t-il ?

Le choix d’une commune ou d’une région en particulier n’est jamais fait par hasard lorsqu’il est question d’organiser un évènement professionnel. Il dépend avant tout de la nature de l’évènement et de l’image que l’entreprise souhaite lui attribuer et peut s’effectuer en fonction de différents critères tels que sa situation géographique son histoire, son patrimoine (dans le cas d’un séminaire gastronomique, par exemple).

 

 

Date et durée de l’évènement 

Combien de jours durera l’évènement ? A quelle date doit-il se dérouler ?

 

 

Quelle logistique ?

Le cahier des charges doit spécifier quelle logistique doit être mise en place :

 

  • Hébergement : dans le cadre d’événements se déroulant sur plusieurs jours ou à une certaine distance du lieu d’habitation des salariés conviés
  • Transport : le moyen de transport choisi (train, avion…) dépendra avant tout de la distance et du budget alloué à l’évènement
  • Restauration : le mode de restauration choisi doit être en adéquation avec l’image de l’évènement (cocktail dinatoire, buffet, restaurant…)

 

 

Activités / Programme de l’évènement ?

Le cahier des charges doit comporter un programme détaillé de l’évènement. Devront également figurer les activités prévues. 

 

Quel budget ? 

Le budget défini par l’entreprise est un élément majeur du cahier des charges car c’est avec lui que le meeting planner doit composer durant toutes les étapes relatives à l’organisation de l’évènement.

 

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