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Déconfinement : Les mesures sanitaires à suivre pour maintenir les événements de vos meeting planners

Déconfinement : Les mesures sanitaires à suivre pour maintenir les événements de vos meeting planners
Déconfinement : Les mesures sanitaires à suivre pour maintenir les événements de vos meeting planners
Au vu de la crise sanitaire que nous traversons actuellement, il est possible que les organisateurs d’événements hésitent à faire appel à votre lieu ou à vos prestations pour la réalisation de leur projet d’événement. C’est pourquoi vous devez prendre le contrôle de la situation ! Montrez à vos clients que vous avez une connaissance totale du contexte actuel. Pensez toujours à les rassurer avant le début d’un événement, notamment dans vos communications, en leur expliquant que vous avez pris des mesures adaptées et conformes à celle des autorités publiques, sanitaires et médicales.

Organisez la sécurité sanitaire au sein de votre activité

Organiser la sécurité sanitaire implique un pilotage quotidien et une agilité pour faire face à l'évolution des règles sanitaires. Voici les fondamentaux à respecter dans la mise en place de votre protocole sanitaire : 

1- Les capacités d’accueil sont à adapter à l’événement selon sa nature, sa fréquentation prévisionnelle, les flux quotidiens envisagés et le nombre de participants sur la durée, et les mesures sanitaires en vigueur

  • Calibrer les capacités d’accueil en tenant compte de la situation de déconfinement et sur la base du règlement de sécurité contre les risques d'incendie et de panique dans les établissements recevant du public (ERP).
  • Adapter les mesures pour les flux d’entrées et de sorties des bâtiments et des salles dédiées dans le respect du règlement de sécurité
  • Dimensionner les moyens sanitaires en fonction de la capacité d’accueil

2- Le respect des mesures de distanciation sociale pour les publics 

Il faut d'abord définir l’affluence maximum qui permettra d'observer une distanciation de 1 mètre entre les personnes (exemple : Salle d’auditorium => 1 siège sur 2 en quinconce)

3- La disponibilité des moyens sanitaires et les personnels en charge de la sécurité des publics 

  • S’assurer de la mise à disposition de sanitaires en quantité suffisante pour se laver les mains, selon les fréquentations
  • Adapter la fréquence de nettoyage des locaux et sanitaires avec traçabilité
  • Approvisionner les savons, gels ou solutions hydroalcooliques en quantité suffisante pour les personnels, organisateurs et les publics
  • Mettre en place et actualiser si besoin le dispositif de prise en charge des publics symptomatiques

4- La veille légale est renforcée pour la mise en conformité avec la réglementation et les mesures gouvernementales

  • Désigner un référent risques sanitaires par événement propre au site et un propre à l’organisateur
  • Diffuser et mettre à jour les affichages, informations aux personnels permanents et vacataires en relation avec les publics, les mesures à appliquer selon les directives du Gouvernement, les mesures pour les publics
  • Enrichir la démarche par les retours d’expérience et les remonter chaque jour aux référents risques sanitaires de l’événement et du site

Impliquez vos clients dans ces nouvelles mesures sanitaires

Vos communications (par mail, sms ou à travers les réseaux sociaux...) permettront d’informer vos clients sur les mesures sanitaires essentielles : se laver les mains, utiliser des mouchoirs à usage unique, éviter de toucher son visage… et leur rappeler les gestes barrière.

L’information est organisée en amont de l’événement pour rappeler les gestes barrières, pour anticiper et faciliter les déplacements des publics. Commencez par  vous appuyer sur la communication de l’organisateur pour diffuser les informations de fréquentation, d’historique d’affluence, avant et pendant l’événement. Pensez aussi à dématérialiser les catalogues, flyers et autres supports physiques de communication qui sont des sources de contamination et diffusez des messages dans la sonorisation, les écrans vidéo et la signalétique sur site

Il sera aussi nécessaire d'adapter l’information selon les publics : privés ou professionnels

  • Engager les parties prenantes à l’événement à relayer les informations
  • Intégrer un rappel dans le guide du visiteur / congressiste et fiche d’inscription
  • Sur site, afficher les consignes clairement et visiblement, en plusieurs langues
  • Afficher les consignes des gestes barrières à l’entrée des locaux, dans les sanitaires et les unités de passage
  • Afficher les consignes de distanciation à l’entrée, à l’accueil, lors de la commande, aux toilettes, dans les zones de divertissement, aux vestiaires
  • Signaler les sanitaires, les sens de circulations, les zones d’attentes, les distributeurs de gel ou solution hydroalcoolique sur les plans du site, par des fléchages

Protégez vos clients dans votre établissement et évitez la propagation

  • Utiliser des balisages au sol vous permettra de contrôler le sens de circulation de votre événement, de façon à éviter tout contact ou bousculade involontaire.
  • La condamnation de certains sièges permettra de respecter les « 1 mètre » de distance
  • Mettre en place des dispositifs de désinfection de façon visible dès l’entrée du site, tel que les bornes de gel hydroalcoolique ou de points d’eau, permettant de se laver régulièrement les mains.
  • Incitez au port du masque, via une signalétique adaptée, à chaque point d’entrée ou près des zones communes où la fréquentation est forte.

Imposez des restrictions d'accès à vos meeting planners lorsque les mesures de distanciation ne peuvent pas être observées en permanence :

  • port du masque obligatoire dès l’entrée dans l’enceinte du site
  • mise ne vente de kits sanitaires avec des masques, du gel ou solution hydroalcoolique
  • mise à disposition des poubelles spécifiques pour récupérer les masques souillés

Pour la sécurité de tous, les personnes ayant des symptômes du Covid-19 devront passer par un dispositif de contrôle spécifique.

Afin de contrôler toutes vos entrées et connaitre vos participants, vous pouvez mettre en place le remplissage d’un questionnaire ou la prise de température. Une zone d’isolement, séparée des publics et équipée peut être aménagée pour recevoir des personnes en état fiévreux, en cas de suspicion d’infection

  • Préparer des masques, gants, de l’eau en bouteille
  • Afficher les consignes à suivre, en plusieurs langues selon les publics

Voici des exemples d'affiches pratiques et ludiques :

Accédez au site d'affiches personnalisable ici.

Recevez le public en respectant les règles sanitaires

Aménagez les accès pour garantir les distances entre chaque personne et éviter une affluence qui ne respecterait pas les mesures sanitaires

  • Modulez les plages horaires d’ouverture en fonction de la nature l’événement
  • Mettez en place un plan de circulation avec dispositif de régulation des flux pour fluidifier plutôt que ralentir
  • Mettez en place des barrières physiques dans les files d’attentes, placez des marquage des sols

Donnez l’accès à un lavage ou désinfection des mains dès l’arrivée sur site

  • Placez des distributeurs de gel ou solution hydroalcoolique à l’entrée
  • Proposez des kits sanitaires à la vente avec des masques, du gel ou solution hydroalcoolique

Organisez le contrôle d’accès, billet, vérification des effets personnels, palpation, dans le respect des mesures sanitaires

  • Equipez les personnels de sécurité et d’accueil de visière et masque, ainsi que de flacon de de gel ou solution hydroalcoolique pour se laver les mains très souvent

Limitez les échanges des publics avec les équipes d’accueil

  • Organisez et dimensionnez le contrôle d’accès pour limiter les contacts
  • Favorisez la dématérialisation (ex : billetterie en ligne, en l’absence de billetterie électronique ou de dispositif sans contact, demander aux publics de déchirer eux –mêmes les billets)

Adaptez les dispositifs de conciergerie proposés aux publics pour limiter les risques de transmission du virus

  • Incitez les clients à laisser les bagages au domicile, hôtel
  • Gérez les files d’attente avec la distanciation
  • Privilégiez les paiement sans contact
  • Aménagez des vestiaires pour respecter les mesures barrières
  • Signalez l’absence du service sur la signalétique de l’événement

Organisez les circulations pour limiter, voire éviter quand c’est possible les croisements de flux des publics

  • Adaptez les files d’attente, les espaces d’accueil, de conciergerie à l’événement
  • Dédiez, lorsque c’est possible, les escaliers à la montée ou la descente, sinon matérialiser des séparations au sol, un fléchage de sens
  • Dédiez, lorsque c’est possible, les portes en entrée / sortie
  • Marquer au sol des repères de distance dans les zones de forte affluence (accueil, restauration, etc.)
  • Comptez à l’instant T le nombre de publics présents dans une salle via un système de comptage par espace pour ne pas dépasser les jauges maximales fixées

Proposez un service de restauration adapté

Gérez l’affluence des publics

  • Précisez par des marquages au sol les distances pour les zones d’attente
  • Incitez à la réservation dans les restaurants
  • Privilégiez des solutions et espaces de restauration extérieure sur le site dédié à l’événement 
  • Indiquez la capacité d’accueil à l’instant T de chaque salle

Donnez aux publics l’accès à un lavage ou à la désinfection des mains

  • Placer des distributeurs de gel ou solution hydroalcoolique à l’entrée et à la sortie

Limitez les points de contact, pour limiter les sources de contagion

  • Favoriser le paiement sans contact
  • Présenter les menus sur ardoise, carte tenue par le serveur ou à l’oral
  • Proposer des solutions dématérialisées de sélection des plats
  • Laisser les portes ouvertes, dans la mesure du possible, dans le respect du Règlement de sécurité

Proposez des formules de restauration qui respectent les mesures sanitaires et les gestes barrières, qui évitent le libre service

  • Développer les solutions de commandes en ligne, anticipées
  • Privilégier les repas assis ou le service à l’assiette ou lunch-box
  • Multiplier les personnels de service et proposer des contenants individuels servis par les personnels dédiés
  • Favoriser les buffets multiples pour éviter toute concentration

Faites de la réassurance 

Conseillez votre client, proposez des points d’information à des endroits stratégique de votre lieu. La présence d’un médecin pourrait également s’avérer rassurante pour les participants de vos clients qui pourraient alors poser leurs questions.

N’oubliez pas de les informer sur les précautions à prendre en cas de développement des symptômes. De cette façon, vos clients pourront dissuader les participants à risque de se rendre à l’événement.

 

Retrouvez toutes ces règles détaillées en téléchargeant le référentiel sanitaire de la filière événementielle au format .PDF :