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Comment bien gérer l’agenda de son manager ?

Agenda Manager
Agenda Manager
Pour un manager, la gestion du calendrier est l’une des priorités pour planifier au mieux son quotidien. En tant qu'assistante de direction ou administrative, la gestion du calendrier de son manager est l’une des caractéristiques les plus importantes dans l’évaluation de compétence. Si vous maîtrisez ce point, vous serez encore plus indispensable à la société.
 
 
 
 

 

Avec l’évolution de la technologie informatique, il faut connaître les bonnes habitudes, les bons outils et le style de travail à adapter afin d'aider son manager à gérer sa journée en douceur.

Cependant, pour exceller dans la planification de l’agenda de son boss, il est recommandé de suivre ces quelques conseils :

  • Se réunir

Il ne faut pas hésiter à saisir l'opportunité de prévoir une rapide une réunion privée et discuter avec lui des plages horaires à privilégier pour caler ses rendez-vous.

 

  • Analyse du manager

Afin de gérer son agenda, il est nécessaire de se renseigner sur son mode de travail pour pouvoir cerner ses habitudes et son rythme. Pour ce faire, il est impératif de se renseigner sur son parcours professionnel, lire son agenda pour les deux ou trois mois précédents, consulter les profils internes et externes des individus avec lesquels il se réunit régulièrement, prendre en considération ses notes personnelles inscrites sur le calendrier (pause, récupérer un enfant à l’école…).

L’assistant doit identifier ses attentes ainsi que ses habitudes.


 


  • Improviser et réagir

Pour les réunions, il faut toujours avoir ses supports électroniques ou papiers entre les mains, écouter et prendre note de toutes les discussions qui suggèrent la nécessité de caler des réunions. Par exemple, si un fournisseur assiste à une réunion et suggère au manager de visiter son exposition pour regarder des échantillons d'un nouveau produit, il faut prendre la parole et demander une date de réunion.



 

  • Être à la page

Il est impératif de prendre en considération les imprévus ; en cas d’absence de la personne qui est chargée de la gestion du calendrier ou bien en cas de déplacement à l’étranger, le manager doit pouvoir poursuivre son activité facilement. Avec les logiciels et les outils technologiques de pointe, il est possible de synchroniser les appareils (smartphone, pc portable,...) afin qu'il puisse conserver un accès à son calendrier.

Il faut que l’agenda soit mis à jour régulièrement tout en vérifiant les rendez-vous à venir et les dates de réunion ou de déplacements prévus. Il faut aussi noter et le mettre au courant pour assurer le bon déroulement des évènements et réussir l’organisation d’un séminaire.

 

 

 

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