Chaque projet est unique en termes de problématiques, de priorités et de ressources qui lui sont assignés, de l’environnement où il est mené, de l’attitude des acteurs qui le pilotent et interviennent de près ou de loin dans l’exécution des objectifs… Par conséquent, la structure organisationnelle du projet doit être conçue de façon appropriée aux différentes contraintes opérationnelles du projet qui peuvent surgir. Ainsi, la réussite d’un projet nécessite une parfaite analyse de la situation pour décider de la structure et des outils à utiliser.
Pour fixer une stratégie d'organisation de projet, il est possible de se trouver face à des procédures compliquées, c’est pourquoi, il est conseillé de traiter ce qui est essentiel et utile avant de se lancer dans la gestion de projet compliquée. Pour ce faire, il est nécessaire de suivre les étapes suivantes :
- Définir et négocier les objectifs d’un projet : les outils utilisés pendant cette étape sont : tableau acteurs/projet, analyse SWOT, cycle d’action PDCA (plan-do-control-act), analyse qualité-coût-délai.
- Organiser des réunions efficaces pour former une équipe
- Compte rendu afin de formaliser les décisions
- Gérer la phase de démarrage : détailler les objectifs avec SMART (Spécifique, Mesurable, Accepté, Réaliste ambitieux, défini dans le temps), élaborer la fiche de définition du projet (enjeux, contexte, risque, budget, acteurs…), construire une ToDo List.
- Cycle de vie d’un projet.
L’organisation de projet est une tâche difficile avec beaucoup de responsabilités, cependant, il existe de nombreux outils proposés pour simplifier différentes missions et aider les acteurs d’un projet à accomplir leurs tâches. Il y a des outils numériques qui nécessitent un ordinateur et des connaissances qui peuvent être basiques ou avancées et d’autres outils qui peuvent être utilisés manuellement. Le manager de projet doit savoir choisir l’outil le plus adéquat à la gestion de son travail ; PERT (Program Evaluation Review Technique) et Gantt sont les deux outils de gestion de projets les plus connus et les plus employés. Ces deux outils peuvent être illustrés via un logiciel ou manuellement.
1. Principaux outils de gestion de projet
PERT
C’est un outil de planification et de contrôle utilisé pour définir et contrôler les tâches nécessaires à l’accomplissement d’un projet. Le résultat est un graphique qui représente l’ensemble des missions planifiées et indiquées dans l’ordre.
Les étapes d’une planification PERT sont les suivantes :
1 - Identifier les principales activités et les principaux jalons (événement marquant le début et la fin d’une tâche)
2 - Déterminer la séquence des activités
3 - Construire un diagramme pour définir le réseau du projet
4 - Estimer le temps d’exécution pour chaque tâche
5 - Déterminer le chemin critique
6 - Mettre à jour PERT en parallèle de l’avancement du projet.
GANTT
Utilisé pour afficher le calendrier des tâches par jour, semaine et mois. L'outil utilise des représentations graphiques pour montrer les activités démarrées, en cours et écoulées, et les délais d'exécution de chaque tâche au sein d'un projet. Le diagramme de Gantt est idéal pour le suivi du progrès et de l’évolution des opérations.
2. Outil de gestion de projet basic
Lighthouse : une application de suivi des problèmes et de bug qui suit les échéanciers et les jalons, elle s’intègre avec un client de messagerie et plus. Il est possible de mettre à jour un ticket par le biais de la boîte de réception…
Springloopes : un navigateur de subversion qui intègre la gestion de projet
Creativepro office : offre des outils complets de gestion de bureau.
Jumpchart : est une application de planification de site Web qui vous permet de planifier la navigation d’un site web.
No Kahuna : est une plate-forme de gestion de projet et de suivi des problèmes simples. Il est très simple et facile à utiliser, avec une excellente interface utilisateur.
Basecamp : est considérée comme la meilleure plateforme de gestion de projet et de collaboration. Ses caractéristiques sont impressionnantes : ToDo List, partage de fichiers, des messages, des jalons, suivis du temps, révision des projets et commentaires.
a) Gestion de projet par des wiki
- Trac project
- PBWORKS
b) Suivi de bug et ticket
- DIMDIM
- Vyew
- ActiveCollab
c) Facturation
- Less accounting
- Simply invoices
d) Suivi de temps
- Livetimer
- Time ledger
- Fourteendayz
- Toggl
En conclusion, la gestion de projets se résume à des outils qui vous aident à organiser votre temps pour optimiser vos capacités et prouver votre efficacité. Ainsi toutes ces réunions d’équipe organisées vous permettent de réussir vos évènements professionnels et concrétiser la réussite de vos séminaires.
