La méthode coopérative pour organiser un séminaire scientifique

séminaire scientifique_Bedouk
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Organiser un séminaire scientifique, une mission délicate...

L'organisation de séminaire, congrès ou colloque de travail est une procédure destinée à développer, améliorer et mettre à jour les connaissances des employés au sein d'une entreprise ou d'un quelconque autre organisme professionnel. 

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Le contenu doit s'adapter aux besoins de cette entreprise, ce qui nécessite une étude minutieuse de la structure et de son fonctionnement. Une entreprise œuvrant dans le tourisme industriel sera plus orientée vers des sorties organisées dans un milieu propice à la découverte ; alors que celle qui est concentrée sur le management optera pour des ateliers de formations ou de développement personnel.

Toutefois l'organisation de séminaires scientifiques reste une mission assez délicate étant donné qu'elle nécessite la participation de plusieurs parties dont les disciplines peuvent s’entremêler, se compléter mais également s'opposer. 


Que préparer pour le séminaire scientifique ?


Afin de garantir une excellente interaction entre les participants, certaines lignes doivent être respectées pour un résultat optimal :

Ce qu'il faut en tout premier lieu, c’est définir les objectifs communs à tous les participants. Cela implique que l'organisateur doit effectuer une collecte d'informations auprès des diverses disciplines.  Cela permet d’établir un programme solide, capable de réunir les invités et les faire participer à des activités en commun, tout en préservant l'intégrité de chacun. 

A partir de cette collecte d'information, le ou les organisateurs peuvent commencer la planification du séminaire scientifique et la préparation des diverses étapes, afin de définir les intervenants durant cette rencontre. Suite à cette étape, une liste des ressources techniques, matérielles et financières peut être mise en place. L'étape suivante consiste à définir les moyens de communication à utiliser pour prévenir, inviter et diffuser la nouvelle pour toucher un plus grand nombre de participants. Une fois la partie "planification" terminée, les organisateurs peuvent passer à la partie "exécutive" qui consiste à la réalisation « réelle » de ce qui a été pensé, réfléchi et décidé en théorie. 

A partir du moment où l’organisateur a préparé son séminaire dans ses moindres détails, il commence par : 

- Rechercher le meilleur espace pour accueillir les invités

- Louer ou réserver cet espace en fonction du nombres d'invités prévu pour cet évènement

- Trouver les bons prestataires pour garantir le bon déroulement de l'évènement, ce qui regroupe la logistique, la restauration, la sonorisation, les moyens techniques ..etc.

- Anticiper les contre temps par la mise en place de solutions de secours

- Préparer les ateliers de formations ou d'activités en extérieur ou en intérieur

- Recruter des assistants qui vont suivre la mise en place des divers éléments

Ce qu’il faut toutefois préciser, c’est que cette planification doit se faire à 10 ou 12 mois de la date prévue pour ce séminaire. La confirmation des divers invités demeure un élément essentiel pour la réalisation de cet évènement. 

Le jour du séminaire, une certaine organisation et « synchronisation » demeure nécessaire entre l’équipe exécutive et les divers prestataires. Une excellente planification garantira la réussite de votre séminaire. 

Durant l’évènement, il faut prévoir un programme d’accompagnement pour les divers participants afin de mieux les orienter.


Communiquer après le séminaire : un point à ne pas écarter


organisation séminaire scientifique_Bedouk



Une fois le séminaire terminé, les organisateurs doivent distribuer des documents ou des "rapports" afin de collecter les appréciations et les avis des participants aussi bien pour l'organisation que pour le contenu du séminaire, cette étape vous permettra d'évaluer votre évènement et votre organisation pour mieux gérer dans l'avenir et faire en sorte à ce que les séminaires à venir soit plus complet et plus précis.