Qui sont les acteurs du tourisme d’affaires ?
Le tourisme d’affaires ou MICE rassemble de nombreux acteurs et prestataires issus de différents secteurs tels que l’hôtellerie, la restauration ou encore l’événementiel :
- Les hôtels
- Les restaurants
- Les prestataires de services (traiteurs, animation de soirée, animation d’événement, team building, location de matériel et de mobilier…)
- Les différents lieux réceptifs et sites événementiels pouvant accueillir un séminaire : salle de réunion, salle de séminaire, centre de congrès, palais des congrès, parc des expositions, domaines et châteaux, lieux insolites et de caractère…
Il est également possible de faire appel à une agence événementielle spécialisée dans ce type d’événement, à une agence incentive ou à une agence réceptive dont la mission est d’orienter les meeting planners dans leur démarche.
Organisation d’évènements : les différentes tâches du meeting planner
L’organisation d’événements professionnels nécessite souvent de faire appel à différents prestataires, selon sa nature. Le meeting planner ou acheteur MICE a pour mission de gérer l’ensemble des activités liées à l’événement qu’il souhaite organiser. Il peut ainsi être amené à :
- Réserver un hébergement (hôtels, chambres d’hôtes…)
- Louer une salle
- Réserver un restaurant ou passer une commande auprès d’un traiteur
- Rechercher et sélectionner un prestataire spécialisé dans le cadre de l’organisation d’un team building
- Réserver des billets d’avion ou de train pour le transport des salariés de l’entreprise dans le cadre de l’organisation d’un voyage ou d’un déplacement professionnel
- Organiser une réception de A à Z
Organiser un séminaire : les 3 étapes clés
1.Définition des besoins
Tout événement professionnel nécessite de définir des objectifs clairs : quelles sont les attentes de l’entreprise ? Quels sont les enjeux de l’événement ? Quel budget allouer à l’évènement ? Combien de participants sont prévus ? Ces éléments seront ensuite reportés dans le cahier des charges.
2.Recherche de solutions adaptées
Le meeting planner (interne ou agence) a désormais en main tous les éléments nécessaires à l’organisation de l’évènement. Il se met alors à la recherche de lieux et de prestataires et effectue parfois quelques repérages. Une fois sa sélection effectuée, il commence à prendre contact avec les prestataires et à négocier les tarifs et les conditions de gestion du risque.
3.Organisation logistique
Une fois les prestataires sélectionnés et choisis, le meeting planner se lance dans l’organisation logistique de son événement, conformément aux besoins et objectifs précédemment inscrits dans le cahier des charges.
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