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Organiser un événement d'entreprise

Organiser un événement d'entreprise
Organiser un événement d'entreprise
La planification comme un levier crucial et perpétuel pour organiser un événement d'entreprise. Avant d'aller dans les premières étapes pour organiser un événement d’entreprise, il est essentiel d'aborder les avantages d'une rencontre professionnelle sachant qu’il existe plusieurs types de réunions professionnelles (conférences, séminaires, teambuilding, ateliers).

 

 

 

 

 

  • Rencontre professionnelle

Une rencontre professionnelle est l’une des meilleures méthodes pour faire connaître votre entreprise qui vous permettra d’accéder à :

 

 

  • Un entraînement et un gain au niveau de la gestion des compétences
  • Un entraînement au niveau des compétences interpersonnelles
  • Une meilleure visibilité à votre image de marque
  • Un ressenti sur les valeurs de l’entreprise

Quelles que soient vos raisons pour organiser un événement d’entreprise, les mêmes étapes doivent être suivies pour créer un événement susceptible d'impressionner tous vos invités et vos participants.

Organiser un événement d'entreprise, c'est d’abord anticiper les moindres détails depuis le choix du lieu ou de la salle, à la sélection des prestataires jusqu'à l'animation de la journée en elle-même. Il faut donc avoir une véritable réflexion préalable si on souhaite faire de ce séminaire un vrai succès pour tous.

 

  • Première étape : 5-6 mois avant l’événement – cahier des charges – Organisation

 

1. Élaborer son cahier de charges

Lors de la planification du calendrier, vous devez considérer que vous devriez disposer d'au moins 5 à 6 mois pour la préparation. Ceci est aussi important pour vous que pour les organisateurs et les présentateurs.

 

2. Mettre l’événement dans son contexte

- Quel est l'objectif de la manifestation : former, informer, stimuler, valoriser...
- Quel est le public concerné en termes de cible et d'âge

 

3. Fixer une date de déroulement de l’événement

organiser un événement d'entreprise

Assurez-vous de choisir un jour qui soit au moins à 5 mois du début de votre préparation et il qu’il n'y ait aucun autre séminaire à ce jour-là portant sur le même thème et dans la même zone où vous envisagez organiser votre événement.

 

4. Réservation d’un lieu approprié à l’événement

Organiser un événement

Le choix du lieu est l’une des étapes les plus propices à la réussite de l’événement qui dépend de plusieurs facteurs. Pour décider de l’établissement qui va accueillir votre séminaire, il faut prendre en compte les éléments suivants :

 

*Réservation des chambres d’hôtel

- Géolocalisation (à l’échelle nationale ou internationale)
- Pays/région/ville souhaité
- Thème souhaité (vert, mer, compagne, luxe…)
- Nombre de participants
- Nombre de jours
- Matériel requis

Pour les événements sur plusieurs journées, il ne faut pas oublier de préparer l’hébergement ; si l’événement aura lieu dans un hôtel Séminaire, il est préférable de rester sur place et de réserver des chambres dans le même établissement. Pour les événements dans des lieux atypiques (châteaux, domaines, péniches…), il est recommandé de privilégier des adresses proches du lieu de la rencontre professionnelle.

 

*Restauration

Organiser événement

Buffet, pause déjeuner, déjeuner, dîner… Si vous avez décidé de confier la restauration au lieu accueillant, n’oubliez pas de vous renseigner auprès du lieu choisi sur sa restauration et de favoriser une offre appropriée aux goûts de vos participants. Sinon, vous pouvez faire appel à un traiteur.

 

*Prestataires événementiels

Une petite animation, une grande fête à la fin ? Besoin d’animer votre événement ? Photographe, animateur, traiteurs ? Il est important de répondre à ces questions pour savoir si vous devez faire appel à un prestataire événementiel.

 

*Procéder à l’organisation

Une fois votre cahier des charges prêt, vous pouvez procéder à l’organisation de votre événement. Cependant le guide Bedouk vous fournit des réponses ! C’est votre partenaire idéal !

Le guide Bedouk est une plateforme de mise en relation entre les professionnels de l’événementiel pour entreprise. Vous pouvez faire votre recherche en fonction de vos préférences ; lieux par thème, lieux par pays/région/ville, lieux par catégorie allant d’une simple salle à des lieux atypiques, prestataires événementiels par activité, lieux en promotion…

 

Des fiches avec une présentation, des informations sur les capacités d’accueil, l’adresse du lieu…sont à votre disposition, vous pouvez tout de même demander un devis gratuit.

Vous préférez avoir l’avis d’un expert ? Vous manquez de temps ? Vous ne parvenez pas à faire un choix ?

Bedouk vous propose le service SOS Séminaire grâce auquel vous pouvez décrire en quelques lignes votre besoin, nos experts vont étudier votre demande et vous répondront en 48h pour vous aider à sélectionner le lieu adapté à votre événement.

 

 

 

 

 

  • Deuxième étape : Promouvoir son événement – Promotion marketing

 

organiser evenement

 
- Création d'invitations à des événements
- Ordre d'impression et autres matériaux
- Sécurisation des cadeaux de participants / tombolas
- Produire des badges
- Signalisation et affiche
 
  • Troisième étape : Révision et surveillance

 

1. Une semaine avant l’événement

  • Assurez le pack de l'événement. Cela devrait inclure les éléments suivants :
  • Calendrier de conférence
  • Informations sur les événements locaux de la région, que vous pouvez obtenir auprès de l’office du tourisme de votre ville
  • Des dépliants publicitaires donnés par votre ministère ou tout autre organisme de financement
  • Numéros de téléphone de taxi, train, métro, horaires de bus
  • Cartes de la région
  • Demandez aux participants, aux présentateurs et aux intervenants  s’'ils ont besoin d’une aide supplémentaire à leur arrivée sur le lieu de l'événement.
  • Check des salles et des chambres réservées.

 

2. Jour de l’événement

  • Assurez-vous qu'il y a suffisamment de signalétiques pour les orateurs et les participants pour trouver la salle où l'événement aura lieu.
  • Re-confirmation: réservations de chambres, de la restauration.
  • Aménagez la salle pour les présentations orales et murales.
  • Assurez-vous que l'ensemble du comité est sur appel dans le cas d’un incident.
  • Vérifiez que les dossiers sont prêts.
  • Confirmez que vous avez l'impression des listes des orateurs et participants.
  • Confirmez que vous avez une liste de tous les arrangements économiques qui doivent être installés le jour J.
  • Ayez une liste de tous les numéros de téléphone des services nécessaires : la restauration, les services de sécurité ainsi que les numéros de téléphone des hôpitaux.
  •  Assurez-vous que vous avez au moins deux ordinateurs portables supplémentaires pour la journée de l'événement, dans le cas où un ordinateur ou un équipement audiovisuel dans l'une des chambres ne fonctionnent pas correctement.

 

3. Un jour avant l’événement

  • Arrivez tôt
  • Préparez le bureau d'enregistrement et assurez-vous que chacun est à son poste.
  • Vérifiez la disposition de la salle, le matériel les provisions (AV, l'eau dans les salles de cours)
  • Avant le début de la première présentation remerciez votre public d'être présent.
  • Dans le cas d'une situation d'urgence, assurez-vous que vous avez été informé de toutes les procédures de sécurité et qu'au moins un membre du comité connaisse les gestes de premiers secours afin d'agir en conséquence.

Bien étudier et organiser un événement professionnel sont des éléments indissociables de sa réussite pour associer cohérence, réactivité, créativité, et faire de cette ou ces journées un moment fort.

Pas d'improvisation possible dans ce domaine, c'est une certitude !

 

 

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