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Organiser un événement attractif malgré le covid-19

Organiser son événement
Organiser son événement
Les mesures du Covid 19 s’intensifient de jours en jours, et bien que vous puissiez vous réunir en petit comité tout en respectant les mesures sanitaires, il faut tenir compte de la situation actuelle. Bien sûr, il vous reste les événements digitaux mais le virtuel ne remplacera jamais la présence de vos collaborateurs. Les règles, tout le monde les connait et bien que vous soyez obligés de les communiquer, vous pouvez changer la façon dont celles-ci le sont, afin de ne pas tomber dans un éternel discours du ministère de la santé. Voici nos conseils pour transformer ces contraintes en opportunités afin de retisser les liens et amener la bonne humeur malgré l’épidémie.

 

 1. Port du masque  

En tissu, chirurgical, FFP2, masque de peintre… il existe différents types de masques. Peu importe celui que vous utilisez, son port reste obligatoire pour protéger vos collègues.
Pour organiser votre réunion ou séminaire en respectant le protocole sanitaire, vous devrez veiller à ce que les participants portent le masque (et correctement) pendant toute la durée de votre réunion. Il est essentiel de garantir la sécurité de chacun en cette période si particulière. Et, avec bienveillance et humour, c’est même peut-être l’occasion de transformer cette contrainte en quelque-chose de positif.

Informer sur l’obligation du port du masque sans passer pour le ministère de la santé : 

Un petit mail invitant les collaborateurs à se rejoindre, doit forcément informer du protocole à suivre durant votre réunion, et au lieu de tomber dans le : « masque obligatoire », pourquoi ne pas y ajouter une petite touche d’humour ?


« Nous vous informons que votre identité devra restée secrète, n’oubliez pas votre masque »


N’hésitez pas à jouer sur les jeux de mots, comme l’a si bien fait cette campagne pour la RATP en communiquant sur les mesures préventives.

 

Au-delà de la prévention, n’hésitez pas à créer une animation autour de cette contrainte qu’est le port du masque :

• Concours du plus beau masque : tissu fleuri ou coloré avec un tissu wax, masque fait maison…
• Concours du masque le plus moche : avec un avant-goût des fêtes de fin d’années (rappelant les concours des pulls les plus moches)
• Le masque à thème : challengez vos participants à venir avec un masque inspiration Manga, films, ou même avec le plus beau         détournement du logo de votre entreprise
• Le masque à message : nous ne voyons plus que la moitié du visage de nos collaborateurs, pourquoi ne pas habiller la partie     masquée par un agréable message « bonjour », « be happy » « bientôt le week end »...

 

 

2. Le gel hydroalcoolique, autre incontournable de la prévention anti-covid

Il est essentiel de mettre à disposition du gel hydroalcoolique à l’entrée de la salle de réunion, afin que les participants puissent procéder à un lavage de main. Vous devrez également en mettre à disposition sur la table de réunion ainsi qu’un spray désinfectant pour nettoyer stylos et autres matériels qui pourraient être partagés. 


Comme pour les masques, il est possible de transformer cette contrainte en une activité ludique. 
Voici quelques exemples :

• Le gel hydro alcoolique en Goodies : avec un flacon personnalisé distribué à chacun
• Les ateliers de confection de gel : Do It Yourself
• Pourquoi pas les bracelets distributeurs de gel, attachés au poignet de chacun des participants

 

3. La distanciation sociale, troisième pilier de la prévention contre le Coronavirus 

Peut-être l’un des plus importants, maintenir une distance physique entre chaque personne. Les salles de réunion ont mis en place des dispositifs pour faire respecter la distanciation sociale, notamment en limitant la capacité maximum d’accueil. 

N’hésitez pas à associer une pointe d’humour à cette contrainte.
Voici quelques affichages humoristiques pour rappeler les règles de distanciation sociale tout en remettant un peu de bonne humeur dans vos bureaux.

 

Détourner le logo de votre entreprise, comme Audi l’a fait par exemple.

 

4. Derniers points pour organiser une réunion en toute sérénité

Faites attention à limiter au maximum, dans la mesure du possible, le matériel partagé : un stylo par personne, bouteilles d’eau individuelles.

En amont de votre réunion, vérifier si le lieu dispose et met à disposition, un vidéoprojecteur pour éviter d’avoir des supports papier à présenter. 

Certains participants pourront tout de même suivre la réunion à distance. En tant qu’organisateur du séminaire, il faudra penser à eux. Tout d’abord en leur transmettant un lien vers un outil collaboratif pour qu’ils puissent assister à la réunion à distance : Teams, Zoom… 
Si ces outils ne vous sont pas disponibles, le téléphone en haut-parleur est une solution (pas idéale, mais solution quand même). Rappelez-vous de bien envoyer la présentation en amont dans ce cas, si le partage d’écran n’est pas possible.
Organiser une réunion malgré la crise sanitaire n’est pas impossible. Cela demande à l’organisateur plus de réflexion et d’anticipation pour mener l’événement à bien.
Un doute sur les capacités maximales d’une salle de séminaire ? Une question sur le protocole à adopter ? Notre équipe d’experts événementiels est à votre disposition pour vous accompagner.