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Organiser un séminaire pour 100 personnes

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Le 23/10/2016
Organiser un séminaire pour 100 personnes

Quel type d’organisation pour 100 personnes ?

Un séminaire est une expérience holistique pour les participants. Ainsi l’organisation d’un événement nécessite une préparation bien étudiée, et ce des mois avant la date prévue. Les manifestations professionnelles doivent se dérouler en adéquation avec le calendrier prévu afin d’apporter aux participants une expérience bénéfique dans une ambiance conviviale.

Organiser un séminaire pour 100 personnes est une mission délicate où plusieurs facteurs doivent être pris en compte, à savoir : la saison, le choix du lieu, le thème de l’événement…

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Etablir le thème du séminaire

Chaque événement suit un thème et un objectif précis en fonction desquels sera déterminé l’audience ciblée ainsi que les participants, les invités et l’approche marketing (partenaires, sponsors…). En outre, le thème du séminaire permet d’identifier les canaux marketing à privilégier dans sa stratégie de communication.

 

Choix du lieu du séminaire

Le choix du lieu dépend fortement de l’ampleur de l’événement. En général, la sélection se fait compte tenu du nombre des participants, du statut des invités, de la saison, du programme et des activités.

Un séminaire type de 100 à 200 personnes peut avoir lieu dans la salle d’un hôtel. Cependant, l’emplacement et la qualité des prestations sont des facteurs majeurs à prendre en compte ; surtout si l’événement implique la participation de VIP.

Afin de simplifier cette étape, le site web Bedouk met à la disposition des organisateurs d’événement une large sélection de lieux avec un outil de recherche efficace pour avoir les endroits plus appropriés. Le site propose aussi un outil gratuit « SOS Séminaire », il suffit de détailler sa demande pour recevoir en moins de 48 heures 5 devis gratuits des établissements les plus adéquats. 

 

Marketing et publicité du séminaire

La communication et la promotion de l’événement est l’une des tâches les plus critiques et les plus difficiles dans le processus d’organisation ; elle est aussi considérée comme un élément clé du succès de la manifestation. En effet, le nombre de personnes qui vont assister au séminaire dépend principalement de l’envergure des activités marketing et publicitaires.

La plupart du temps, les organisateurs d’événement avec un budget assez élevé se penchent vers des supports comme les journaux, les magazines, la radio, la télévision. Pour aller plus loin, ils peuvent aussi louer les grandes bannières publicitaires pour annoncer leur événement dans les zones à forte fréquentation.

Toutefois, si le budget est assez restreint, il existe des moyens qui peuvent faire des merveilles tels que : la télécopie en masse, le télémarketing, la prospection par les commerciaux, l’emailing…

 

Collaboration avec des sponsors

Obtenir des sponsors de renom pour participer à un événement contribuera à stimuler la crédibilité de l'événement, ainsi qu’à réduire les coûts. Les sponsors peuvent également aider dans la stratégie marketing, puisqu’ils aident à connaître l’événement à leurs clients. 

 

Gestion des intervenants et des animateurs

La réussite d’un séminaire dépend fortement de la capacité d’interaction avec les intervenants. Inviter des conférenciers dont la réputation en témoigne permet de fournir aisément aux participants des informations pertinentes et d’apporter de la valeur ajoutée.

 

Préparation et Feedback

Une fois que tout est mis en place, il faut aller visiter l’établissement un jour avant l’événement, et s’assurer que tout est en ordre selon les exigences et les spécifications. Le jour J, le personnel doit être sur place au moins 90 minutes avant le démarrage. À la fin de l’événement, le personnel doit distribuer un formulaire pour déterminer le niveau de satisfaction sur tous les aspects de l'événement.


Une fois le séminaire déroulé, l’événement n’est pas encore fini. Assurer un suivi après l’événement est une phase essentielle, et ce afin d’évaluer le succès de la manifestation, apporter des améliorations et creuser sur des sujets liés.

 

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