Souvent de la durée d’une demi-journée à une journée entière, le workshop d’entreprise peut intervenir lors d’un séminaire de travail, à l’issue d’une conférence, ou en remplacement d’une réunion classique.
Nous avons listé ici les étapes à respecter pour aborder sereinement la préparation de votre prochain workshop, et en faire une véritable réussite !
1. Définir les objectifs du workshop
Quelle est le but de cet atelier ? Que doivent en retirer les participants ? Clarifier en amont vos attentes vous aidera à définir vos axes de travail et les points à aborder.
2. Déterminer le nombre de participants
Si votre workshop concerne uniquement vos proches collaborateurs, ciblez les participants-clés utiles, qui apporteront une réelle valeur ajoutée. Pour un workshop externe à l’entreprise, il est préférable de limiter les inscriptions, quitte à accorder quelques places supplémentaires aux retardataires.
3. Choisir la bonne salle de réunion
Sortir du cadre de l’entreprise permet de libérer et de stimuler la créativité de vos participants. Ainsi, il peut être judicieux de louer une salle de réunion équipée pour l’occasion. Le choix de la salle et de sa configuration dépendra de la thématique de votre atelier de travail et des travaux de groupes que vous envisagez.
4. Déterminer le programme du workshop
L’optimisation de votre temps est essentielle. Notez les points principaux à aborder durant l’atelier, et veillez à prendre en compte le temps passé à décomposer chaque point avec vos participants. Prévoyez à l’avance le type de supports visuels dont vous aurez besoin, et communiquez les thématiques en amont à vos équipes pour les aider à préparer leur propre support si besoin. Enfin, prenez soin d’aménager des plages horaires dédiées à la discussion et aux exercices.
5. Récupérer le feedback et les suggestions des participants
Après votre événement, il sera utile dans une logique d’amélioration de recueillir l’avis de vos participants concernant le contenu et le déroulement de l’événement, grâce à un questionnaire envoyé à tous par exemple. C’est à ce jour le meilleur moyen d’assurer la qualité de vos événements, et de continuer à proposer du contenu intéressant et adapté qui poussera les participants à s’engager et réfléchir sur votre problématique.
Le conseil Bedouk
- Impliquer au maximum vos participants est la clé de la réussite pour votre workshop.
- Encouragez l’interaction si des exercices de groupes sont prévus. Attention, de nombreuses personnes peuvent être nerveuses à l’idée de parler ou d’exposer leurs idées en public. Aussi, privilégiez les activités en groupe restreint.
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Ne négligez pas l’importance de noter et de conserver les idées des participants : elles peuvent s’avérer être une extraordinaire source d’inspiration pour vous.
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Favorisez l’échange : accordez la parole à vos participants, notamment lors des exercices de groupe. Donnez-leur l’opportunité d’évaluer les idées des autres groupes, ce qui permettra de filtrer les propositions pour ne garder que les meilleures !
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Enfin, vous vous assurerez un intérêt constant des participants en proposant des groupes de travail ludiques dans une ambiance conviviale, d’où jailliront peut-être les idées novatrices qui feront de votre projet un succès !
A l’issue de votre workshop, pensez à dresser un bilan de l’ensemble des points et idées abordés durant l’atelier sous forme de débriefing avec les participants. Ce bilan vous permettra de tirer des conclusions nécessaires à la mise en place de vos nouveaux axes de travail, ou de nouvelles procédures. Enfin, n’oubliez pas d’envoyer un compte rendu synthétique du workshop à l’ensemble des personnes présentes. Cela permettra de garder une trace écrite de tous les points abordés et servira de support à la mise en place des nouvelles idées.
