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Qu’est-ce qu’un évènement phygital / hybride ? Comment en organiser ?

Organiser mon évènement
Le 30/03/2022
Qu’est-ce qu’un évènement phygital / hybride ? Comment en organiser ?
L'année 2020 a marqué un tournant décisif dans la transformation de l'évènementiel d'entreprise, du fait de la crise sanitaire. Les besoins de distanciation sociale ont entraîné une prédominance des évènements exclusivement digitaux.
 
Quand est venu pour le monde le moment de recommencer à vivre à un rythme normal, les innovants évènements digitaux ont quand même su conserver un important rôle, en se combinant aux classiques évènements physiques.
 
La notion d'évènement phygital, également appelé évènement hybride, apparue en 2013, s'impose alors désormais largement aux entreprises. Découvrez comment peut être mis en œuvre un évènement de ce type, et en quoi l'apport d’experts comme ceux de Bedouk peut être déterminante pour vous.

 

Trouver un lieu et un prestataire pour mon évènement

 

Pourquoi organiser un évènement phygital ?

 
Le terme « phygital » provient de la combinaison des mots « physique » et « digital ». Un évènement professionnel qualifié de phygital désigne une rencontre d'entreprise mêlant les codes des évènements physiques aux particularités des évènements digitaux.
 
 
 

Avantages d'un évènement phygital

 
Les évènements phygitaux présentent comme principal atout l'absence de limite en ce qui concerne le nombre de participants. Vous n'êtes plus contraint de restreindre votre audience à 50 ou 100 personnes suivant l'effectif que peut accueillir une salle de conférence. En plus de ces quelques dizaines de personnes, vous êtes en mesure d'en toucher des milliers d'autres. Grâce à l'intégration d'outils numériques, vous tenez votre rencontre professionnelle à la fois en présentiel et à distance.
 
La forte audience constituée est utile pour obtenir un engagement plus puissant. Les systèmes digitaux employés dans le cadre des évènements phygitaux proposent notamment de remarquables solutions d'interaction, à l'image des votes automatiques.
 
En permettant une mise en avant de votre politique RSE (responsabilité sociétale des entreprises), un séminaire d'entreprise phygital améliore aussi l'image de votre entreprise. En effet, puisque peu de personnes auront à se déplacer, vous réduisez votre empreinte carbone.
 
Pour aller plus loin et organiser un évènement d’entreprise éco-responsable, vous pouvez lire notre article dédié.

 

Quelle différence entre un évènement physique et un évènement phygital ?

 
Contrairement à un évènement physique, dont la portée dépend de la capacité d'accueil d'une salle, un évènement phygital supprime les barrières géographiques. Si votre rencontre cible des prospects ou des partenaires présents dans plusieurs villes, un évènement phygital sera parfait. Vous prévoyez d'étendre vos activités à l'international ? Touchez de futurs clients dans plusieurs pays à la fois en optant pour un évènement hybride.
 
Une autre différence est relative au degré d'implication des participants. Pour un évènement classique, le public n'interagit que dans une mesure restreinte : les personnes timides hésiteront à réagir, les éventuels votes sont difficiles à décompter, il est difficile de filtrer les retours, etc. A l'opposé, lors d'une conférence phygitale ou d'un séminaire phygital, les participants interviennent plus aisément et la gestion de leurs réactions est plus optimale, grâce à des outils spécialisés.
 
 

Comment organiser un évènement phygital?

 
Pour apporter la réponse la plus complète à la question de savoir comment faire un évènement phygital, plusieurs facteurs sont à mettre dans la balance. Il est primordial de pouvoir intégrer les nouveautés et facilités qu'apporte le digital, aux dispositifs traditionnels des rencontres physiques, sans entacher la qualité de l'évènement.
 
 

Veiller à la qualité du matériel utilisé

 
Au cours d'un évènement professionnel digital, des équipements variés permettent de diffuser en temps réel la conférence ou le séminaire à un large public :
 
  • les micros pour le son ;
  • des caméras pour la vidéo ;
  • des luminaires spéciaux pour l'ambiance visuelle ;
  • etc.
 
Pour la réussite de l'évènement hybride d'entreprise, vous devez veiller à la qualité de chaque équipement utilisé. Les participants se trouvant à des milliers de kilomètres doivent comprendre les propos des intervenants avec autant de clarté que ceux présents dans la salle dans laquelle se tient l'évènement.
 

Maintenir l'attention des participants grâce à des thèmes et concepts originaux

 
Les membres de l'audience qui suivent l'évènement sur leur smartphone ou leur ordinateur sont rapidement distraits (bruits autour d'eux, réception d’un SMS, télévision allumée, etc.) ! Assurez-vous donc que votre conférence soit accrocheuse. Choisissez un thème original. Si vous devez lancer un produit par exemple, construisez les prémices de votre séminaire autour d'un storytelling. S'agit-il d'une conférence entre experts ? Assurez-vous de présenter des données originales et bien structurées.
 
De temps à autre, servez-vous de l'effet de suspense en annonçant des surprises : un tirage au sort en vue de distribuer des produits à quelques participants, la révélation d'une information exclusive, des codes promo, etc.
 
Par ailleurs, les intervenants doivent s'exprimer avec un ton engageant. Pensez aussi à animer votre évènement phygital avec des slides captivants, de petits teasers, des boutons d'interaction, etc.
 

Constituer une audience hétérogène

 
Afin d'organiser un évènement phygital de qualité, l'identification préalable de vos objectifs aide à un ciblage précis des participants. Gardez à l'esprit que ce type d'évènement peut considérablement propulser votre notoriété. Idéalement, votre audience doit être très diversifiée. Ne vous contentez pas des cibles directes des offres de votre entreprise ou des activités de votre institution.
 
Assurez-vous d'atteindre tous les profils qui éprouvent un intérêt, aussi infime soit-il, pour votre secteur. En fonction du contexte, une audience hétérogène comprendra des participants de tranches d'âge variées, de plusieurs métiers, de villes différentes, etc. Le choix des plateformes de relai de votre conférence phygital ou de votre séminaire d'entreprise phygital contribue à l'obtention d'une telle hétérogénéité. Organisez la diffusion de votre évènement hybride d'entreprise sur un maximum de plateformes, de réseaux sociaux (Facebook, TikTok, Youtube, etc.) et/ou de réunions virtuelles (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, etc.).
 

Optimiser l'interactivité

 
Votre évènement phygital est-il un séminaire interne visant à renforcer la cohésion d'équipe, une conférence de lancement de produit ou encore une convention avec des partenaires ? Quelle que soit sa nature, vous pouvez être certain d'avoir plus facilement l'attention du public physique que celle du public digital. Pour ce dernier, les interactions sont déterminantes.
 
Lorsque vous prenez des pauses pour recevoir des questions et/ou commentaires des participants se trouvant sur le lieu physique, ouvrez en parallèle la section des commentaires pour que les participants des canaux virtuels puissent s'exprimer. De plus, incitez le public présent en ligne à cliquer sur les boutons « J'aime » et, éventuellement, à partager le lien de l'évènement. Selon vos possibilités, créez des votes pour recueillir les opinions sur un sujet donné.
 
Selon l'effectif qui prend part à l'évènement, envisagez aussi le chat en temps réel (par écrit ou par audio), mettez en place de petits groupes pour des sessions live entre participants, etc.
 
 

Collaborez avec un professionnel de l'évènementiel d'entreprise : Bedouk vous trouve le lieu et les prestataires de votre évènement phygital

 
Votre entreprise peut considérablement tirer parti des avantages qu'offre un évènement phygital. Son organisation n’est cependant pas toujours simple. L’aide d’un venue finder peut alors être précieuse. Chez Bedouk, nos chefs de projets qualifient votre besoin et vous mettent en relation avec les meilleurs prestataires et les lieux les plus adaptés pour votre évènement phygital. 
 
Confiez dès à présent votre évènement hybride à l’un des chefs de projet Bedouk.
 
 

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