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Qui fait quoi dans l'événement ?

Qui fait quoi dans l'événement ?
Qui fait quoi dans l'événement ?
Vu de loin, organiser un événement parait simple. Mais une fois que vous décidez de planifier une manifestation quelconque, vous vous rendez compte de la complexité de cette action et des détails que cela comporte. Alors qui fait quoi ? Qui faut-il appeler pour une soirée, un lancement, un congrès ou une incentive ? Suivez le guide.

 

 

 

 

 

 

À la question "Qui organise votre événement?", la grande variété des répliques en dit long sur la confusion qui règne sur le terme lui-même.  À partir de là, plusieurs options peuvent être envisagées : agences de communication, d’événements, PCO, de relations publiques, de tourisme d’affaires, agences réceptives, de marketing opérationnel… Traiteurs, lieux d’accueil prestataires d’animation… Tout le monde ou presque se dit organisateur d’événement sauf que le terme d’événement possède en lui-même plusieurs significations qui s’adaptent soit au facteur temps, soit à l’espace.

 

Cette ambiguïté lexicale fait encore l’objet d’une réflexion permanente ce qui a incité les différents acteurs et intervenants de se réunir au sein d’associations, de syndicat ou de fédération. Cohabitant parfois, s’observant toujours, ils suivent l’évolution des demandes et veillent à s’adapter aux nouvelles exigences et tendances du moment.
 
  • Les Agences d’événements

Peuplé d’artistes, de logisticiens, d’anciens publicitaires et de communicants en tout genre, le secteur des agences événementielles est probablement le plus éclectique, ce qui lui permet de revendiquer une aptitude à organiser tout type de manifestation. Longtemps cantonnées aux rôles de logisticiennes, de décoratrices et d’animatrices d’événements, ces agences prétendent depuis quelques années à un statut de conseil en  communication événementielle. Une manière de rappeler que, plus qu’une simple formalité, une réunion est un acte de communication qui nécessite une réflexion stratégique, généralement assurée par l’agence de publicité ou de communication plus globale.

Le secteur comprend deux grandes catégories d’agences. D’un côté, les purs players dont l’activité reste exclusivement centrée sur la création d’événements, de l’autre, des agences historiquement événementielles devenues multispécialistes.

 

Utopia

 
  • Les multi-spécialistes

Aux purs players s’opposent des agences plus généralistes dont le profil se rapproche assez nettement des agences dites de marketing opérationnel. Ces agences ont une stratégie d’intégration de compétences et un positionnement de multispécialiste qui traduit bien la tendance à la convergence des métiers de la communication. Ces acteurs ne se définissent généralement plus comme agences événementielles mais comme agences de marketing événementiel, de marketing de rencontres, de communication globale, de proximité ou  opérationnelle, en passant par des concepts plus orignaux comme la communication spectaculaire, la live communication…

 

Bea Conception

 
  • Les Agences de Tourisme d’Affaires

Il y a quelques années les agences de tourisme d’affaires et les agences événementielles, ont décidé de se rapprocher pour ne former qu’une seule famille. Aujourd’hui elles sont rassemblées sous le patronyme d’ANAE.
 
Faut-il en conclure qu’elles font le même métier ?
 
Pour exercer leur métier, les agences d’événements possèdent une licence de producteur de spectacle alors que les agences de tourisme d’affaires ont celle d’agent de voyages. En clair, la notion de destination, lointaine ou pas, reste un élément central de la prestation des agences de tourisme d’affaires. Les agences sont particulièrement performantes sur tous les produits de récompense, de motivation ou de stimulation pour lesquels le voyage est une composante de l’opération finale.
 
 
  • Les lieux d’événements / bureaux des congrès

À force de recevoir à longueur d’année les événements et de regarder les organisateurs travailler dans leurs murs ou dans leur ville, les sites événementiels et les villes (via leur bureau des congrès) ont décidé de proposer à leur client un « service plus». Ce service comporte la mise à disposition d’une liste de prestataires agréés (agences, traiteurs, animation, décoration, accueil…), la coordination, au suivi et la prise en charge complète de votre opération.

 
  
 
  • Les Agences Réceptives

Les agences réceptives se veulent à la fois des organisateurs de congrès mais également d’événements. Assurant à la fois la planification de l’événement et du séjour, elle prend en charge tous les aspects d’un événement afin de faciliter les choses aux Meeting Planners. Ses activités sont surtout localisées sur un plan local et national.

 

La conciergerie de Marrakech

 
  • Les Agences de Marketing Sportif

Au départ, les agences de marketing sportif (sponsoring) sont davantage des sociétés chargées de conseiller les clients qui souhaitent communiquer par le sport vers telle ou telle discipline. Elles complètent leur conseil par une prestation de RP (la plupart des agences ont intégré cette compétence) appuyée sur les événements de la discipline (tournois, matches…).Depuis quelques années, certaines d’entre-elles sont aussi devenues organisatrices d’événements pour le compte de marques ou d’institutions sportives. Dans ce cadre, elles sont donc les mieux placées pour répondre aux demandes d’une entreprise. Mais il n’est pas rare que leur rôle se limite à la coordination des prestataires (agences, traiteurs…).
 
 

 

  • Les Professionnal Congress Organizers (PCO)

 
Contrairement à d’autres prestataires, la mission d’un organisateur professionnel de congrès est clair mais pas simple : organiser un congrès de A à Z, du lobbying auprès de leaders d’opinion et d’institutions à l’accueil des participants, en passant par la gestion des inscriptions, du transport, de l’hébergement, la création et le financement du budget, la recherche et la coordination de partenaires ou de prestataires… Moins créatifs que leurs homologues du tourisme d’affaires et de l’événementiel, les PCO sont de plus en plus utilisés par les commanditaires de congrès comme des super logisticiens. Sur ce point, le métier suit la tendance observée dans presque tous les secteurs d’activité : le développement de services périphériques, plus ou moins stratégiques, pour compléter l’expertise initiale. 
 
 
  • Les Traiteurs

 
La restauration étant un facteur clé de la réussite d’un événement, les traiteurs constituent souvent le premier prestataire avec lequel l’entreprise entre en contact. Lorsqu’il s’agit d’un dîner, d’une soirée de gala, si la prestation périphérique se limite à la recherche d’un lieu, d’une décoration et d’une animation simple, il est clair que le traiteur organisateur de réception peut être le prestataire de la situation pour orchestrer les différents corps de métier. Ce qui n’est pas le cas si l’événement est doté d’ambition de communication. Un traiteur professionnel aura alors le réflexe de vous réorienter vers un spécialiste compétent.
 
          
 
  • Les Prestataires d’Animations

 
Ces sociétés travaillent généralement en sous-traitance pour un grand nombre d’organisateurs auxquels ils vendent des prestations clés en main, allant des packages d’activités sportives, artistiques, ludiques pour les incentives, aux soirées thématiques (concerts, magie, soirées casino, karaoké etc…). Ces prestations, souvent assez bon marché, ont l’avantage d’être personnalisables, facilement et rapidement mises en œuvre. Mais elles auront toujours un petit air de déjà-vu.
 
 
Nos experts recherchent pour vous des lieux et prestataires. N’hésitez plus et décrivez votre événement ou contactez-les par téléphone au 01 77 92 97 17. Nous vous aiderons à organiser votre séminaire sur mesure.
 
 

 

 

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