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Conseils pratiques pour l'organisation d'un séminaire professionnel

Un séminaire professionnel nécessite une organisation soignée. Que vous envisagiez de préparer une activité ludique, un dîner, une conférence ou encore des soirées, découvrez les conseils suivants pour lancer votre évènement sur de bons rails.

Définir les objectifs de l'évènement

Un évènement d'entreprise n'est pas uniquement destiné à faire plaisir à vos collègues. Il peut avoir pour but de favoriser la communication, attirer de nouveaux clients, booster la motivation, améliorer la cohésion entre l'équipe, etc.

Afin de mieux définir le format de l'évènement, vous devez fixer vos objectifs. Par exemple, une soirée festive est une bonne occasion pour aider les nouveaux collaborateurs à mieux s'intégrer. Un congrès, quant à lui, vous offre l'opportunité d’échanger avec les acteurs professionnels de votre secteur d'activité. Une fois vos objectifs fixés, vous pouvez identifier facilement votre public. Il peut s'agir, par exemple, des prestataires, des nouveaux partenaires, des collaborateurs, des futurs clients, etc.

Pour définir clairement les objectifs de votre évènement, il est conseillé de vous adresser à un professionnel. Celui-ci pourra comprendre les problématiques de votre entreprise et saura vous proposer des solutions appropriées qui permettent de réussir votre évènement.

Les différents types d'évènements d'entreprise

L'évènement d'entreprise est décliné en plusieurs types. Chacun présente ses spécificités.

Les séminaires

Appréciés pour leur côté fédérateur, les séminaires professionnels rassemblent les collaborateurs en dehors du cadre habituel. Organisé dans un cadre confortable, cet évènement mélange moments de divertissement et sessions de travail. Il existe de nombreux types de séminaires qui répondent à des objectifs différents :

• le séminaire de travail : réunir les intervenants extérieurs et les collaborateurs pour appréhender un projet ;
• le séminaire d'intégration : accueillir les nouveaux collaborateurs dans l'équipe ;
• le séminaire d'intégration : accueillir les nouveaux collaborateurs dans l'équipe ;
• le séminaire de direction : prendre des décisions stratégiques de la société ;
• le séminaire de commerciaux : réunir les responsables de vente pour définir les objectifs à atteindre ;
• le séminaire de motivation : renforcer la performance et le travail en équipe, booster la motivation, etc. ;
• le séminaire de formation : permettre aux membres de l'équipe d'acquérir de nouvelles connaissances et compétences.

Les conférences

Développée autour d'un sujet bien défini, la conférence se déroule dans un cadre professionnel. Elle a pour but de transmettre un message clair à l'audience présente, elle permet aux participants de s'exprimer et de donner leur avis. Cet évènement vous donne l'occasion de transmettre les valeurs de l'entreprise. Son organisation peut également susciter chez vos collaborateurs un sentiment d'appartenance. Les thématiques abordées en conférences peuvent être multiples, notamment la gestion de l'échec, le bien-être au travail, leadership, etc. Dans tous les cas, le succès de l'évènement dépend de l'expérience et de la personnalité des conférenciers.

Team building

Le team building fait partie des évènements les plus appréciés des collaborateurs, le team building d'entreprise est une activité ludique qui se réalise dans un environnement moins formel. Son objectif est simple : dynamiser les employés en leur permettant de s'amuser et de se divertir. Efficace pour résoudre les problèmes internes, le team-building offre à vos équipes la possibilité de se retrouver et d’échanger. Il en résulte une motivation accrue et un renforcement de l'esprit d'équipe. Cet évènement ludique s'organise généralement sur une journée.

Les inaugurations

Rénovation de bâtiments, achat d'une nouvelle machine, création d'un nouvel espace de travail sont autant d'occasions de planifier une inauguration. Important dans la vie d'une entreprise, cet évènement consiste à mettre à l'honneur une nouveauté ou un changement. Il se présente également comme un bon moyen d'améliorer l'image de marque. Durant l'inauguration d’entreprise, vous pouvez partager un moment inédit avec vos collaborateurs, vos clients ainsi que vos fournisseurs. Vous avez ainsi la possibilité de leur communiquer les valeurs de votre société, vos projets, votre mission, etc.

Les lancements de produits

Un événement purement professionnel, le lancement de produit se déroule généralement au sein d'un lieu de prestige. L'audience est constituée de vos meilleurs clients, de prospects et des journalistes. Le principal but de ce type d'évènement est de promouvoir un nouveau service ou produit.

Les soirées d'entreprise

Considérée comme un évènement festif, une soirée d'entreprise est organisée pour permettre aux salariés de passer du bon temps ensemble. Elle peut aussi s'adresser à un public externe, en l'occurrence des partenaires, des prospects ou des clients. En fonction de vos objectifs et de votre cible, une soirée professionnelle peut être :

• ludique et récréative ;
• chaleureuse et conviviale ;
• prestigieuse.

Dans tous les cas, elle doit correspondre à l'image et aux valeurs de l'entreprise.

Choisir le lieu et la date de l'évènement

Si vous songez à organiser un séminaire d'entreprise, une journée portes ouvertes, une conférence ou d'autres types d'évènement, vous devez choisir un lieu adapté. Il est important de miser sur l'originalité. Oubliez les salles en béton traditionnelles. Pour que votre évènement se déroule dans les meilleures conditions, vous devez vous assurer de choisir un endroit qui convient aux activités planifiées. Veillez à ce que les participants y trouvent un confort maximal et soient à l'aise durant cette rencontre. Lorsque vous choisissez le lieu de l'évènement, renseignez-vous sur les équipements mis à votre disposition ainsi que les services proposés. Par exemple, la restauration, l'hébergement, etc.

En ce qui concerne la date, celle-ci doit être choisie en fonction de la disponibilité de votre cible. Afin d'attirer un nombre suffisant de participants, pensez à prévenir vos collaborateurs et vos invités plusieurs mois à l'avance. Vous gagnez ainsi une marge d'avance pour mieux préparer votre séminaire d'entreprise. Par ailleurs, évitez d'organiser l'évènement durant les vacances scolaires ou les jours fériés. Celui-ci ne doit pas non plus être planifié en parallèle avec certains évènements sportifs, politiques, etc.

Planifier les activités de l'évènement

Durant le séminaire d'entreprise, vous pouvez proposer des activités fédératrices et amusantes comme :

• l'escape game ;
• le street art ;
• le jeu vidéo ;
• les cours de cuisine ;
• la chasse au trésor ;
• les danses ;
• etc.

Ces jeux collectifs favorisent le partage, l'entraide et la solidarité et permettent d'instaurer la bonne humeur au sein de votre équipe. Pour choisir les meilleures activités, il importe de prendre en considération les préférences et les aptitudes de vos collaborateurs. Assurez-vous d'opter pour des jeux susceptibles d'intéresser ces derniers.

Vous devez également planifier les activités de l'évènement en fonction des objectifs fixés. Si vous voulez renforcer les relations interpersonnelles, il vaut mieux organiser des jeux qui proposent des challenges à relever ensemble. Si votre but est de motiver une équipe, les activités sportives seront de mise.

Assurer la logistique de l'évènement

Pour un séminaire professionnel réussi, il convient de prendre en compte les différents aspects logistiques tels que :

• l'hébergement ;
• la restauration ;
• la communication ;
• le transport ;
• la sonorisation ;
• les effets lumineux ;
• la décoration ;
• les signalisations ;
• le stationnement ;
• etc.

Vous devez établir une liste de vos besoins avant de contacter les prestataires qui proposent ces différents éléments.

Pour gérer efficacement la logistique de son séminaire professionnel, il est essentiel de mettre en place une check-list ainsi qu'un échéancier. Vous devez aussi répartir les tâches dans l'optique d'assurer une bonne organisation. Réalisant un test des équipements, le chargé de logistique prend en charge l'installation des matériels nécessaires. Après l'évènement, l'équipe logistique s'entraide pour tout ranger. Elle rapporte les matériels loués à leurs propriétaires. Le lieu doit revenir à son état d'origine.

Faire appel à des experts en événementiel d’entreprise

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