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Prestataires évènementiel

Un accompagnement sur mesure

Du premier brief au jour J, Bedouk vous accompagne dans l’organisation de vos évènements. Notre équipe de Bedoukeurs dédiés vous recommande des cuisiniers, des chefs, des décorateurs, des techniciens, animateurs, etc... afin de mettre tout leur talent et leur savoir-faire au service de votre entreprise.
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Professionnels et prestataires évènementiel


Qu’est-ce qu’un prestataire évènementiel ?

Pour organiser un événement exceptionnel le choix des prestataires est un facteur important. L’organisation d’un évènement exceptionnel demande de la rigueur pour que l'événement soit un succès. Pour cela, il est recommandé de faire appel à un professionnel. Les prestataires de services sont des personnes qui proposent leurs compétences et leur savoir-faire en matière de services pour les entreprises. Il peut s’agir de sociétés, d’artisans ou encore des auto-entrepreneurs. Les entreprises ont l'habitude de solliciter ces professionnels pour la réalisation de divers projets : séminaires, soirées d’entreprise, etc.


Prestataires externes : Quels sont les différents services ?

Beaucoup de postes d’organisation d’un événement d'entreprise nécessitent de faire appel à des professionnels externes, il est possible de se tourner vers des prestataires externes pour les services techniques, d’un DJ, d’agents sécurité.
Les services d’un traiteur peuvent également être sollicités pour l’organisation de repas de gala, ou encore pour la préparation et le service des cocktails lors de soirées professionnelles. Les prestataires externes proposent des prestations sur mesure, adaptées à chaque événement et à la demande du client.
Il existe plusieurs types de prestataires externes pour l’organisation d’événement. Les agences évènementielles, les agences artistiques, les agences d’hôtesses et de concierges, les traiteurs et organisateurs événementiels.
Le traiteur : il se charge de préparer des repas et de fournir des prestations de service.
Le DJ : il s’occupe d’animer la soirée.
L'agence évènementielle : c’est l'entreprise qui s’occupe de la planification, l'organisation et la coordination de tout le déroulement d'un évènement.


Comment choisir un professionnel de l'événementiel ?

Lorsqu’on organise son premier événement, on peut se sentir un peu seul dans cette recherche. On vous donne donc la bonne démarche à suivre pour choisir ses prestataires. Les prestataires externes pour l’organisation de votre événement sont nombreux. Ils peuvent intervenir à tous les stades du projet, de l'organisation au suivi de l'événement. Les prestations proposées vont du simple service traiteur à la prestation clé en main d'agence événementielle.
En toute logique, l’organisation, la communication et la logistique sont les trois piliers indispensables d’un événement réussi. Ils doivent être parfaitement coordonnés, afin de ne pas perdre le fil des opérations et de ne pas vous laisser surprendre. Le chef de projet sera un allié de confiance si vous souhaitez confier l'intégralité de l'organisation de cet événement.
Le chef de projet événementiel est un professionnel qui a pour mission d'organiser l’intégralité d'un événement. Il doit s’occuper à la fois des aspects techniques, logistiques et artistiques. Il s'agit d'un métier qui demande de la rigueur et de nombreuses qualités, à commencer par une grande disponibilité et le sens du service. Il faut savoir s'entourer et déléguer pour être plus efficace. Pour réussir un événement, il est indispensable de faire appel à des professionnels du métier.
La première étape dans votre recherche de prestataire sera de rédiger un brief complet (autrement appelé cahier des charges) de votre projet et de vos besoins afin de recevoir en retour les propositions les plus précises et adaptées possibles.
Le budget est un élément primordial, il doit être réfléchi en amont de l'événement et bien préparé. Le tarif des prestataires doit être fixé en amont, afin de s'assurer d'avoir un budget réaliste et cohérent.
Définissez le format que vous souhaitez pour votre événement. Précisez la date, le public cible (âge, sexe, métiers, centres d’intérêt…), votre objectif de fréquentation et le lieu que vous prévoyez de réserver.
Il faut ensuite établir un planning détaillé avec tous les prestataires nécessaires pour la réalisation de l’événement. Vous devez aussi prévoir le budget alloué à votre projet et définir les différents postes budgétaires (salaires, matériel...). Il faut ensuite penser aux outils et à l’organisation nécessaire à la réussite de votre événement. Vous devez vous poser les bonnes questions pour définir le type d’événements que vous souhaitez faire, la date et les heures à laquelle vous souhaitez les réaliser. Vous devez également déterminer si vous souhaitez louer ou acheter des espaces.
Vous aurez peut-être besoin de louer du matériel (location matériel vidéo, audio, lumière ...), du mobilier (tables, chaises), ou des éléments de décoration par exemple, ou encore d'avoir besoin des compétences d'un prestataire technique ou encore de prévoir l'animation évènementielle de votre soirée d'entreprise.


Bedouk : nos sélections des meilleurs prestataires

Nous avons sélectionné les meilleurs prestataires événementiels pour votre évènement d'entreprise. Découvrez les meilleurs prestataires de l’événementiel d’entreprise à Paris, à Lyon, à Marseille, à Bordeaux, à Nantes et dans toute la France. Naviguez sur notre plateforme et procédez à une première sélection. Pour cela, regardez leur expérience et leurs références pour vous faire une idée de leur professionnalisme. Parmi ceux qui vous paraissent les plus pertinents, sélectionnez ceux dont les tarifs correspondent à votre budget et envoyez-leur votre brief détaillé.
Mettez-les en concurrence par appel d’offre sur les postes essentiels et critiques de votre événement. Si besoin, changez avec notre équipe Bedouk pour vous faire gagner du temps ou préciser certains points.
Donc n'attendez pas, parcourez les fiches de présentation de nos partenaires en fonction des services dont vous avez besoin : matériel de réception, traiteur, spectacle, photographe, agence de communication, etc...

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