La check-list de l'organisateur

09/03/2010

C’est décidé, vous allez organiser une soirée. Reste à fixer la date, lister les convives, trouver le lieu, envoyer les invitations, imaginer les animations, prévoir le traiteur… Bref, tout reste à faire et il s’agit de ne rien oublier. Pour que l’événement soit un succès, quelques règlesde base s’imposent : petit mémo à l’usage de l’organisateur… PAR CELINE BAUSSAY

Le bon rythme

Premier conseil, faites les choses dans l’ordre et ne brûlez pas les étapes. Prévoyez des délais confortables pour monter la soirée (sans négliger la part d’impondérables qui retardent les opérations), au risque de plonger dans le stress et la précipitation, qui mènent bien souvent à l’échec. En prenant votre temps, vous vous trouvez dans les meilleures conditions pour choisir le lieu de la soirée ainsi
que les prestataires. Programmez une date raisonnable. Dressez un rétroplanning avec des délais et des échéances intermédiaires, à respecter rigoureusement, et assurez un suivi constant. Mais l’urgence peut aussi avoir du bon : « on peut faire des choses merveilleuses en très peu de temps, note Dan-Antoine Blanc- Shapira, directeur général de l’agence Sensation !. Tout peut se débloquer rapidement et les verrous sautent quand les délais sont très courts. »

Une soirée, pour quoi faire ?

Fédérer, stimuler, remercier, informer… Quels sont les objectifs, le contexte et quels messages souhaitez-vous faire passer par le biais de cet événement ? Et, par conséquent, de quel type de soirée s’agit-il : anniversaire, fin d’année, récompense, fusionacquisition,
lancement de produit… ? Voulez-vous épater et impressionner vos invités ou, plus modestement, leur faire plaisir ? De ces options, liées à la problématique et à la culture d’entreprise, découleront la liste des invités et le programme de la soirée. Si elle revient tous les ans, tel un rituel, gare à ne pas transformer cet événement festif en contrainte.

Qui inviter ?

Quel nombre de personnes estimez-vous devoir inviter et quel type de public entendez-vous rassembler à cette occasion : tout le personnel de l’entreprise, y compris les anciens salariés ? L’ensemble de vos clients, ou fournisseurs, ou seulement ceux qui sont implantés dans la région ? La presse professionnelle et la presse grand public confondues ou uniquement l’une des deux ? Des clients et des prospects, oui, mais sous quels critères les sélectionner ? Quelle est la moyenne d’âge, le pourcentage d’hommes et de femmes… ? Plus la cible est bien définie dès le départ, plus le concept et le contenu même de la soirée deviennent clairs et évidents.

Avec quel budget ?

De quel budget disposez-vous ? Est-il ouvert ou fermé ? Quel standing voulez-vous donner à cette opération ? Les principaux postes de dépense concernent, selon les cas, la location du lieu, la restauration, les services de l’agence à laquelle vous déléguez tout ou une partie de l’organisation. Mais il ne faut pas oublier les frais occasionnés par la souscription de l’assurance, l’accueil, la sécurité, la décoration, l’animation, l’envoi d’invitations, les petits cadeaux, les droits à verser à la Sacem…

Sous-traiter ou pas ?

L’organisation d’une soirée demande du temps et du professionnalisme. L’improvisation n’a pas sa place. Si vous ne vous sentez pas à la hauteur ou dépassé par les délais, ne tentez pas le diable : certains traiteurs peuvent se charger de la location des salles et du mobilier et le font très bien. En outre, les agences spécialisées dans l’organisation de soirées événementielles et d’entreprises peuvent prendre le relais et mettre leur savoirfaire, leur imagination et leur carnet d’adresses de prestataires à votre service. De la conception à la mise en oeuvre, elles vous concoctent un événement sur mesure. L’agence BSO va même plus loin dans le service rendu en rassemblant, dans son catalogue annuel, une trentaine d’idées de thèmes de soirées clés en main ou à personnaliser. Il peut être utile de lancer un appel d’offres en bonne et due forme pour trouver l’interlocuteur, agence ou prestataire, avec lequel vous travaillerez en pleine harmonie, sur une idée qui sied parfaitement à vos objectifs. Dans tous les cas, que vous soyez fidèle à une agence ou à des prestataires ou que vous les recrutiez par le biais d’un appel d’offre, vous devez instaurer avec eux une relation basée sur la clarté et la confiance. La pertinence et la qualité de ce qu’ils vous proposeront pour cette soirée sont à ce prix.

Comment susciter l’intérêt et la curiosité ?

Le but est que tous les invités répondent présent. Mais il n’est pas toujours facile d’attirer à une soirée des partenaires qui viennent de loin ou des employés à qui l’on vient d’annoncer une fusion entraînant une réduction d’effectifs. C’est le caractère exclusif de l’événement ou son aspect insolite qui feront la différence. Tout commence par l’invitation, à soigner en particulier. À elle seule, elle peut inciter les invités à venir… ou non. Il faut l’envoyer au bon moment, ni trop tôt, ni trop tard (un mois à l’avance semble un délai
consensuel), par un moyen à définir (courrier postal ou électronique, coursier) et éventuellement prévoir un coupon-réponse et des relances.

Oui, mais où ?

La capacité d’accueil, la situation géographique, la taille, l’ambiance et l’esprit du lieu : voilà les critères à prendre en compte pour trouver la perle rare au milieu d’une offre foisonnante. Concernant la taille du lieu en particulier, il paraît raisonnable de compter 1,5m2 par personne. Classique ou insolite, valeur sûre ou endroit exclusif… Du château prestigieux à la péniche privatisée en passant par la salle de spectacle aménagée, il y en a pour toutes les attentes et tous les budgets.

Et côté ambiance ?

Lors d’une soirée d’anniversaire d’une entreprise ou pour une soirée de gala réunissant la force de vente, c’est l’esprit de fête qui prime. Au programme, animations et divertissements en tous genres, musique pour danser jusqu’au bout de la nuit… Si la soirée se veut plus prestigieuse ou plus « business », l’ambiance restera conviviale, mais sera moins exubérante et rien ne doit perturber les échanges et les contacts entre les invités. Les animations comme le volume sonore doivent s’adapter à ces contextes spécifiques. Attention en outre aux effets de mode, par définition éphémères, et aux fausses bonnes idées qui peuvent laisser derrière elles une impression de déjà-vu, voire de ringardise.

Qu’est-ce qu’on mange ?

Face à des tables couvertes de victuailles, tous les invités n’ont pas le même comportement : par exemple, il semble que les jeunes apprécient les formules buffet et le whisky-coca, mais que les moins jeunes préfèrent les dîners assis avec vin ou champagne. Dans tous les cas, la qualité et la quantité doivent être au rendez-vous, sans excès ni ostentation… À moins que le but ne soit justement d’impressionner et de flatter les invités !

Quid des imprévus ?

Une affluence trop importante ou au contraire trop limitée, des piqueassiettes, une ambiance qui ne prend pas, une météo catastrophique pour une fête en plein air, une grève inopinée des transports… La soirée a beau être préparée de A à Z, personne n’est à l’abri d’un imprévu. « On ne peut pas tout prévoir, mais on peut prévoir qu’il y aura des imprévus », aime à répéter à ses clients Dan-Antoine Blanc-Shapira, de l’agence Sensation !. Pour parer à tout problème, prévoyez des solutions de repli. L’expérience et la réactivité sont la clé pour éviter, au mieux, une soirée sans saveur qui ne restera pas dans les annales et, dans le pire des cas, un terrible fiasco.

Et après ?

Évaluer l’impact d’un événement n’est jamais chose facile. Mais c’est indispensable, notamment pour pouvoir rendre des comptes. Pour faciliter cette démarche, l’ANAé et le cabinet d’études Occurrence ont donc mis en place en janvier 2004 un outil d’évaluation et de mesure
des effets produits par un événement. Il s’appuie sur des critères universels, tels que la mémorisation ou la satisfaction, et sur des indicateurs plus personnalisés, qui sont ensuite comparés avec les standards du métier (issus de la somme des résultats recueillis sur un panel représentatif).